مدیریت زمان چیست؟ تکنیک‌های مدیریت زمان در برنامه‌ ریزی

یکی از دغدغه‌های بسیاری از افراد در طول شبانه ‌روز مدیریت زمان یا به انگلیسی Time Management است. الفاظی مثل وقت ندارم، نمی‌رسم و  جملاتی از این قبیل که ما در طول روز بارها و بارها با آن مواجه می‌شویم نمونه‌ جملاتی هستند که معمولاً بر اثر مدیریت نکردن صحیح زمان از زبان اشخاص خارج می‌شود.

سؤالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که چطور می‌شود یک شخص در ۲۴ ساعت شبانه روز، وقت خود را به بهترین شکل ممکن استفاده ‌کند اما در سمت مقابل یک شخص دائم در به پایان رساندن فعالیت‌ها و کارهای خود با مشکل مواجه باشد؟

پاسخ این سؤال همان مدیریت زمان است. در این مقاله از برآیند قصد داریم بررسی کنیم مدیریت زمان چیست و با تکنیک‌هایی در این خصوص مثل نظم دادن به کارها، دسته بندی کردن امور و قانون 80/20 آشنا شویم پس همراه ما باشید.

مدیریت زمان چیست؟

هنگامی که کلمه مدیریت زمان به گوش ما می‌خورد می‌دانیم که منظور این کلمه، استفاده بهینه از زمان در طول شبانه ‌روز است. در واقع مدیریت زمان به دنبال این است که بیشترین بازدهی را برای ما فراهم کند تا بتوانیم از هدر رفتن زمان خود جلوگیری کنیم.

مدیرت زمان یعنی وقت خود را به طور مؤثر به فعالیت‌های مورد نظر اختصاص دهیم. مدیریت زمان باعث می‌شود تا بتوانیم فعالیت‌های خود را بر اساس اولویت انجام داده و مشخص کنیم کدام فعالیت مهم‌تر است. شایان‌ذکر است که مدیریت زمان (Time Management) صرفاً مربوط به شرکت‌ها و سازمان‌ها نیست بلکه در زندگی شخصی ما نیز بسیار مهم و اثرگذار است.

اهمیت مدیریت زمان برای رسیدن به هدف

مدیریت زمان آنجایی اهمیت پیدا می‌کند که باعث افزایش عملکرد ما در طول شبانه روز می‌شود. مدیریت زمان اهمیت‌ بسیار زیادی دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت زمان باعث می‌شود تا ما ارزش وقت و زمان خود را بیشتر بدانیم.
• از هدر رفتن زمان جلوگیری کنیم تا در آینده با حسرت و افسوس به روزهایی که یکی پس از دیگری از دست‌ رفته‌‌اند نگاه نکنیم.
• مدیریت زمان باعث می‌شود تا استرس ما در طول شبانه روز کاهش یابد.

6 تکنیک مدیرت زمان برای دستیابی به برنامه دقیق

مدیریت زمان یکی از مؤلفه‌های رشد و پیشرفت در زندگی افراد است. اگر تکنیک‌های زمان‌بندی را به‌خوبی یاد بگیریم می‌توانیم به بهترین شکل ممکن از وقت خود استفاده کنیم. در این قسمت می‌خواهیم به مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان بپردازیم:

1- نظم دادن به کارها

داشتن نظم و انضباط تا حد زیادی به مدیریت زمان کمک می‌کند. پژوهش‌ها نشان داده است که بی‌نظمی می‌تواند باعث ازبین‌رفتن تمرکز شود. نگهداری منظم فایل‌ها، دور ریختن لوازم غیرضروری، قراردادن وسایل در سر جای خود و غیره باعث می‌شود تا وقت زیادی را صرف جستجوی لوازم مورد نیاز نکنیم.

برای نظم‌دهی در فعالیت‌ها و کارها می‌توانیم از تقویم، دفترچه یادداشت و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان استفاده کنیم. این اقدام باعث می‌شود تا از وظایف خودمان در طول شبانه روز آگاه شویم و چندین کار را به‌صورت هم‌زمان و با هم، انجام ندهیم.

2- دسته‌بندی کردن امور

دسته‌بندی فعالیت‌ها یکی از اصول مدیریت زمان است. دسته‌بندی کارها یعنی فعالیت‌های مشابه و مربوط به هم در یک گروه قرار بگیرند و در کنار هم انجام شوند.

در هر کاری که انجام می‌دهید یک منحنی یادگیری وجود دارد. منحنی یادگیری به ما می‌گوید؛ اگر کارهای مشابه را یکی پس از دیگری انجام دهیم، زمان لازم برای انجام پنجمین کار تا 80 درصد کاهش می‌یابد.

3- لیست کردن کارها از قبل

لیست بندی کردن فعالیت‌ها یکی از مهارت‌های مدیرت زمان است. هر شب قبل از اینکه به تخت خواب برویم، برنامه خود را بنویسیم. لیست کردن برنامه‌ها باعث می‌شود تا از برنامه‌های فردای خود اطلاعات کافی داشته باشیم. شاید اول، انجام این کار کمی سخت و دشوار به نظر برسد اما با گذشت زمان به یکی از عادت‌های خوب ما تبدیل خواهد شد.
لیست کردن برنامه‌ها علاوه بر مدیریت زمان باعث می‌شود تا اهداف خود را مشخص کنیم. همچنین باعث می‌شود تا بتوانیم کارهای خود را اولویت‌بندی کنیم و بدانیم کدام فعالیت‌ها ارزش بیشتری دارند و زمان لازم برای انجام هر فعالیت چقدر است.

4- قانون 20 80 یا قانون پارتو

برخی از افراد تمام طول شبانه روز را درگیر کار هستند، اما نتیجه مطلوبی نمی‌گیرند؛ ولی بعضی از افراد هم هستند که در طول روز، فقط یک الی دو فعالیت را انجام می‌دهند و تغییر اساسی در زندگی آنها رخ می‌دهد.

قانون 80/20 در این قسمت به کمک ما می‌آید تا بتوانیم به‌ صورت اصولی و درست از زمان خود استفاده کنیم. قانون 80/20 یا قانون پارتو یکی از تکنیک‌های مهم در مدیریت زمان است. این اصل بیان می‌کند که 80 درصد از نتایجی که در زندگی ما رقم می‌خورد حاصل 20 درصد از تلاش‌هایی است که ما انجام داده‌ایم.

در نگاه اول شاید این قانون، کمتر کار کردن را تشویق کرده باشد، اما در اصل این‌گونه نیست. قانون پارتو پیشنهاد می‌کند که ما در ابتدا زمینه‌ای که باید روی آن تمرکز زیادی داشته باشیم را پیدا کنیم و سپس برای انجام درست آن تلاش بیشتری به کار بگیریم.

قانون 20 80 در زندگی نیز بسیار حائز اهمیت است. این قانون به ما می‌گوید از هر 10 فعالیت روزانه 2 مورد از اهمیت بیشتری برخوردار است. آمارها نشان داده است که بسیاری از افراد 20 درصد از کارهایی که ارزش بیشتری دارند را با سهل‌ انگاری رها می‌کنند و در عوض به 80 درصد فعالیت‌هایی که اهمیت کمتری دارند می‌پردازند.

5- استفاده از ابزارهای کمکی

امروزه با پیشرفت علم و تکنولوژی ابزارهای پیشرفته مدیریت زمان در اختیار ما قرار گرفته است. موبایل‌، کامپیوتر، تبلت و لپ‌تاپ هر کدام این قابلیت را دارند تا بتوانیم انواع برنامه‌های مدیریت زمان را بر روی آن‌ نصب کنیم.

ابزارهای مدیریت زمان به ما کمک می‌کنند تا برنامه‌ها و فعالیت‌های روزانه خود را در آن ثبت کنیم. از طریق این برنامه‌ها متوجه می‌شویم که چند ساعت در طول روز فعالیت مفید داشتیم، کدام یک از فعالیت‌های خود را انجام داده‌ایم و به کدام یک از آنها نرسیده‌ایم.

6- حرکت کردن در مسیر رسیدن به هدف

حرکت به سمت هدف با برنامه‌ ریزی درست میسر است. اگر اهداف خود را به‌درستی تعیین نکنیم به مشکل بر می‌خوریم و از مسیر موفقیت خارج می‌شویم؛ پس برای اهدافمان باید بازه زمانی مشخص کرده و این اهداف را به هدف‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم کنیم.

بهترین برنامه‌های مدیریت زمان

برنامه‌های مدیریت زمان قابلیت‌های پیشرفته‌ای دارند و بر روی تلفن‌های همراه، لپ‌تاپ و کامپیوتر نصب می‌شوند. این برنامه‌ها بر روی گوشی تلفن همراه نصب می‌شوند و عملکرد ما را در طول روز ارزیابی می‌کنند. برنامه‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که در این قسمت به بررسی بهترین برنامه‌های مدیریت زمان می‌پردازیم:

todoist

Todoist یکی از برنامه‌های مدیریت زمان برای گوشی‌های اندروید و ios است. Todoist یک نرم‌افزار ساده اما در عین‌ حال کاربردی برای تقسیم‌بندی وظایف و کارها است. با این برنامه می‌توانیم وظایف کارهای خود و دیگران را تعریف کرده و با آن‌ها به اشتراک بگذاریم.

Toggl

برنامه Toggl نشان می‌دهد که انجام هر فعالیت چقدر زمان برده است. Toggl این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا برنامه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالیانه خود را بازبینی کنید و عملکرد خود را در طول زمان بسنجید. این برنامه برای انجام کارهای تیمی و گروهی نیز بسیار پر کاربرد است.

RescueTime

اگر در طول روز از اینترنت و برنامه‌های آنلاین زیاد استفاده می‌کنید برنامه RescueTime به کمک شما خواهد آمد. RescueTime میزان استفاده از شبکه‌های مجازی و سایر فعالیت‌های آنلاین را در طول روز به شما اعلام می‌کند. با استفاده از این برنامه می‌توانید زمان معینی در طول شبانه‌ روز برای استفاده از شبکه‌های مجازی مشخص کنید.

Procket

اگر در حین وب‌گردی با صفحه‌ای مواجه شدید که در آن لحظه، زمان خواندن آن را نداشتید از procket استفاده کنید. این برنامه به شما کمک می‌کند مطالب مورد علاقه خود را ذخیره کنید تا بعداً سر فرصت به آنها سر بزنید. برنامه‌های دیگری نیز برای مدیریت زمان وجود دارند که عبارت‌اند از:

• Trello
• Asana
• JIRA
• Dropbox
• Timely
• Evernote
• Remember The Milk

اولویت‌بندی یکی از مهم‌ترین فاکتورهای مدیریت زمان

یکی از مهارت‌هایی که موجب عملکرد بهتر ما می‌شود، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و ارزش‌گذاری آن‌ها است. اگر اولویت‌بندی صورت نگیرد، ممکن است وقت خود را صرف فعالیت‌هایی کنیم که ضرورتی ندارند و با این کار فقط و فقط وقت خود را هدر می‌دهیم.

برای اولویت‌بندی، مشخص کنیم که کدام یک از فعالیت‌ها ارزش و اهمیت بیشتری دارند و کدام یک را می‌توانیم بعداً انجام دهیم. اولویت‌بندی باعث می‌شود تا سطح استرس ما در طول روز کمتر شده و رضایت خاطر بیشتری از خودمان و فعالیت‌هایمان داشته باشیم.

کلام آخر

ما در این مقاله از برآیند یاد گرفتیم مدیریت زمان چیست و در ادامه در خصوص اهمیت و تکنیک‌های مدیریت زمان، قانون 80/20 و ابزارهای مدیریت زمان مثل todoist ،Toggl و RescueTime برای گوشی‌های اندروید و ios صحبت کردیم. مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت یا شکست ما است.