مدیریت زمان چیست؟ تکنیک‌های مدیریت زمان در برنامه‌ ریزی

مدیریت زمان چیست؟ یکی از دغدغه‌های بسیاری از افراد در طول شبانه ‌روز مدیریت زمان یا به انگلیسی Time Management است. الفاظی مثل: وقت ندارم، نمیرسم و جملاتی از این قبیل که در طول روز بارها و بارها با آن مواجه می‌شویم، نمونه‌ جملاتی هستند که معمولاً بر اثر مدیریت نکردنِ صحیح زمان، از زبانِ اشخاص خارج می‌شود.

سؤالی که در اینجا مطرح می‌شود این است که: چطور می‌شود یک شخص در ۲۴ ساعتِ شبانه روز، وقت خود را به بهترین شکلِ ممکن استفاده ‌کند اما در سمت مقابل یک شخص دائم در به پایان رساندنِ فعالیت‌ها و کارهای خود با مشکل مواجه باشد؟

پاسخ این سؤال، همان مدیریت زمان است. در این مقاله از برآیند قصد داریم بررسی کنیم مدیریت زمان چیست و با تکنیک‌هایی در این خصوص مثل نظم دادن به کارها، دسته بندی کردن امور و قانون 80/20 آشنا شویم؛ پس همراه ما باشید.

مدیریت زمان چیست؟

هنگامی که کلمه مدیریت زمان به گوش ما می‌خورد، می‌دانیم که منظور این کلمه، استفاده بهینه از زمان در طول شبانه ‌روز است. در واقع مدیریت زمان به دنبال این است که بیشترین بازدهی را برای ما فراهم کند تا بتوانیم از هدر رفتن زمانِ خود جلوگیری کنیم.

اهمیت مدیریت زمان برای رسیدن به هدف

مدیریت زمان آنجایی اهمیت پیدا می‌کند که باعث افزایش عملکرد ما در طول شبانه روز می‌شود. مدیریت زمان اهمیت‌ بسیار زیادی دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• مدیریت زمان باعث می‌شود تا ما ارزش وقت و زمان خود را بیشتر بدانیم.
• از هدر رفتن زمان جلوگیری کنیم تا در آینده با حسرت و افسوس به روزهایی که یکی پس از دیگری از دست‌ رفته‌‌اند، نگاه نکنیم.
• مدیریت زمان باعث می‌شود تا استرس ما در طول شبانه روز کاهش یابد.

6 تکنیک مدیرت زمان برای دستیابی به برنامه دقیق

مدیریت زمان یکی از مؤلفه‌های رشد و پیشرفت در زندگی افراد است. اگر تکنیک‌های زمان‌بندی را به‌خوبی یاد بگیریم، می‌توانیم به بهترین شکلِ ممکن از وقت خود استفاده کنیم. در این قسمت می‌خواهیم به مهم‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان بپردازیم:

1- نظم دادن به کارها

داشتن نظم و انضباط، تا حد زیادی به مدیریت زمان کمک می‌کند. پژوهش‌ها نشان داده است که بی‌نظمی می‌تواند باعث از بین‌ رفتنِ تمرکز شود. نگهداری منظم فایل‌ها، دور ریختن لوازم غیرضروری، قرار دادن وسایل در سر جای خود و غیره باعث می‌شود تا وقت زیادی را صرف جستجوی لوازم مورد نیاز نکنیم.

برای نظم‌دهی در فعالیت‌ها و کارها می‌توانیم از تقویم، دفترچه یادداشت و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان استفاده کنیم. این اقدام باعث می‌شود تا از وظایف خودمان در طول شبانه روز آگاه شویم و چندین کار را به‌صورت هم‌زمان و با هم، انجام ندهیم.

پیشنهاد مطالعه

اگر به دنبال راهکارهایی برای افزایش نظم شخصی هستید مقاله زیر را بخوانید:

نظم شخصی جیست؟

2- دسته‌بندی کردن امور

دسته‌بندی فعالیت‌ها، یکی از اصول مدیریت زمان است. دسته‌بندی کارها یعنی فعالیت‌های مشابه و مربوط به هم در یک گروه قرار بگیرند و در کنار هم انجام شوند.

در هر کاری که انجام می‌دهیم|، یک منحنی یادگیری وجود دارد. منحنی یادگیری به ما می‌گوید: اگر کارهای مشابه را یکی پس از دیگری انجام دهیم، زمان لازم برای انجام پنجمین کار تا 80 درصد کاهش می‌یابد.

3- لیست کردن کارها از قبل

لیست کردن فعالیت‌ها، یکی از مهارت‌های مدیرت زمان است. هر شب قبل از اینکه به تخت خواب برویم، برنامه خود را بنویسیم. لیست کردن برنامه‌ها باعث می‌شود تا از برنامه‌های فردای خود، اطلاعات کافی داشته باشیم. شاید اول، انجام این کار کمی سخت و دشوار به نظر برسد، اما با گذشت زمان به یکی از عادت‌های خوب ما تبدیل خواهد شد.

لیست کردن برنامه‌ها علاوه بر مدیریت زمان باعث می‌شود تا اهداف خود را مشخص کنیم. همچنین باعث می‌شود تا بتوانیم کارهای خود را اولویت‌بندی کنیم و بدانیم کدام فعالیت‌ها ارزش بیشتری دارند و زمان لازم برای انجام هر فعالیت چقدر است.

4- قانون 20-80 یا قانون پارتو

برخی از افراد تمام طول شبانه روز را درگیر کار هستند، اما نتیجه مطلوبی نمی‌گیرند؛ ولی بعضی از افراد هم هستند که در طول روز، فقط یک الی دو فعالیت را انجام می‌دهند و تغییر اساسی در زندگی آنها رخ می‌دهد.

قانون 80/20 در این قسمت به کمک ما می‌آید تا بتوانیم به‌ صورت اصولی و درست، از زمان خود استفاده کنیم. قانون 80/20 یا قانون پارتو یکی از تکنیک‌های مهم در مدیریت زمان است. این اصل بیان می‌کند که 80 درصد از نتایجی که در زندگی ما رقم می‌خورد، حاصل 20 درصد از تلاش‌هایی است که ما انجام داده‌ایم.

در نگاه اول شاید این قانون، کمتر کار کردن را تشویق کرده باشد، اما در اصل این‌گونه نیست. قانون پارتو پیشنهاد می‌کند که ما در ابتدا زمینه‌ای که باید روی آن تمرکز زیادی داشته باشیم را پیدا کنیم و سپس برای انجام درست آن، تلاش بیشتری به کار بگیریم.

قانون 20-80 در زندگی نیز بسیار حائز اهمیت است. این قانون به ما می‌گوید از هر 10 فعالیتِ روزانه|، 2 مورد از اهمیت بیشتری برخوردار است. آمارها نشان داده است که بسیاری از افراد 20 درصد از کارهایی که ارزش بیشتری دارند را با سهل‌‌انگاری رها می‌کنند و در عوض به 80 درصد فعالیت‌هایی که اهمیت کمتری دارند می‌پردازند.

5- استفاده از ابزارهای کمکی

امروزه با پیشرفت علم و تکنولوژی|، ابزارهای پیشرفتۀ مدیریت زمان در اختیار ما قرار گرفته است. موبایل‌، کامپیوتر، تبلت و لپ‌تاپ هر کدام این قابلیت را دارند تا بتوانیم انواع برنامه‌های مدیریت زمان را بر روی آن‌ نصب کنیم.

ابزارهای مدیریت زمان به ما کمک می‌کنند تا برنامه‌ها و فعالیت‌های روزانه خود را در آن ثبت کنیم. از طریق این برنامه‌ها متوجه می‌شویم که چند ساعت در طول روز، فعالیت مفید داشتیم، کدام یک از فعالیت‌های خود را انجام داده‌ایم و به کدام یک از آنها نرسیده‌ایم.

6- حرکت کردن در مسیر رسیدن به هدف

حرکت به سمت هدف با برنامه‌ ریزی درست، میسر است. اگر اهداف خود را به‌درستی تعیین نکنیم، به مشکل بر می‌خوریم و از مسیر موفقیت خارج می‌شویم؛ پس برای اهدافمان باید بازه زمانی مشخص کرده و این اهداف را به هدف‌ گذاری‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم کنیم.

پیشنهاد مطالعه

برای آشنایی با انواع روش‌های هدف گذاری مقاله زیر را بخوانید:

هدف گذاری چیست؟

بهترین برنامه‌های مدیریت زمان

برنامه‌های مدیریت زمان، قابلیت‌های پیشرفته‌ای دارند و بر روی تلفن‌های همراه، لپ‌تاپ و کامپیوتر نصب می‌شوند و عملکرد ما را در طول روز ارزیابی می‌کنند. برنامه‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که در این قسمت به بررسی بهترین آنها می‌پردازیم:

todoist

Todoist یکی از برنامه‌های مدیریت زمان برای گوشی‌های اندروید و ios است. Todoist یک نرم‌افزار ساده اما در عین‌ حال کاربردی برای تقسیم‌بندی وظایف و کارها است. با این برنامه می‌توانیم وظایف کارهای خود و دیگران را تعریف کرده و با آن‌ها به اشتراک بگذاریم.

Toggl

برنامه Toggl نشان می‌دهد که انجام هر فعالیت چقدر زمان برده است. Toggl این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا برنامه‌های روزانه، هفتگی، ماهانه و حتی سالیانه خود را بازبینی کنید و عملکرد خود را در طول زمان بسنجید. این برنامه برای انجام کارهای تیمی و گروهی نیز بسیار پر کاربرد است.

RescueTime

اگر در طول روز از اینترنت و برنامه‌های آنلاین زیاد استفاده می‌کنید، برنامه RescueTime به کمک شما خواهد آمد. RescueTime میزان استفاده از شبکه‌های مجازی و سایر فعالیت‌های آنلاین را در طول روز به شما اعلام می‌کند. با استفاده از این برنامه می‌توانید زمان معینی در طول شبانه‌ روز برای استفاده از شبکه‌های مجازی مشخص کنید.

روتینو

این اپلیکیشن فارسی، کاملا رایگان است و به شما کمک می‌کند تا برنامه‌های روزانه و عادت های خودتان را مدیریت کنید و از روز، نهایت استفاده رو ببرید. عادت‌های شما را یادآوری می‌کند.

اولویت‌بندی، یکی از مهم‌ترین فاکتورهای مدیریت زمان

یکی از مهارت‌هایی که موجب عملکردِ بهتر ما می‌شود، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و ارزش‌گذاری آن‌ها است. اگر اولویت‌بندی صورت نگیرد، ممکن است وقت خود را صرف فعالیت‌هایی کنیم که ضرورتی ندارند و با این کار فقط و فقط وقت خود را هدر می‌دهیم.

برای اولویت‌بندی، باید مشخص کنیم که کدام یک از فعالیت‌ها، ارزش و اهمیت بیشتری دارند و کدام یک را می‌توانیم بعداً انجام دهیم. اولویت‌بندی باعث می‌شود تا سطح استرس ما در طول روز کمتر شده و رضایت خاطر بیشتری از خودمان و فعالیت‌هایمان داشته باشیم.

کلام آخر

ما در این مقاله از برآیند یاد گرفتیم مدیریت زمان چیست و در ادامه در خصوص اهمیت و تکنیک‌های مدیریت زمان، قانون 80/20 و ابزارهای مدیریت زمان مثل todoist ،Toggl و RescueTime برای گوشی‌های اندروید و ios صحبت کردیم. مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت یا شکست ما است.