برنامه ریزی چیست؟ مهم‌ترین ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی خوب

آیا شما نیز با وجود داشتن ابزار، زمان و منابع، برای رسیدن به اهداف‌تان با شکست مواجه می‌شوید؟ مهارت برنامه‌ریزی یکی از عوامل مهم برای رسیدن به موفقیت است. هیچ‌کس در زندگی دوست ندارد با شکست مواجه شود، اما در بعضی از مواقع به دلیل کوتاهی در اجرای برنامه‌ریزی، نمی‌توانیم به موفقیت دست پیدا کنیم.

اگر برای رسیدن به اهداف، برنامۀ مشخصی نداشته باشیم، پایان خوشی در انتظار ما نخواهد بود. در صورتی که برنامه‌ریزی می‌تواند به کارها و اهداف ما جهت ببخشد و ما را به سمت مسیر درست هدایت کند.

در این مقاله از سایت برآیند قصد داریم در خصوص اینکه برنامه‌ریزی چیست؟ اصول و اهمیت آن صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

برنامه ریزی چیست؟

یکی از تعاریفی که در مورد برنامه‌ریزی (Planning) وجود دارد:

زمان‌بندی اجرای کارها برای رسیدن به موفقیت در مسیر هدف

این مهارت، فرآیندی است که با ارزش‌گذاری و اولویت‌بندی همراه است. در واقع برنامه‌ریزی نحوه دستیابی به اهداف را مشخص می‌کند و به همین دلیل در هنگام برنامه‌ریزی باید به توانایی‌های خودمان توجه کرده و اهدافی را مشخص کنیم که قابل دسترسی و منطبق بر واقعیت باشند.

اهمیت برنامه‌ریزی

خب همانطور که مشخیص شد، برنامه‌ریزی باعث می‌شود تا قبل از شروع، در مورد اینکه چه کاری توسط چه کسی، در چه زمانی و چگونه باید انجام شود، تصمیم‌گیری کنیم. این مهارت به ما کمک می‌کند تا اهداف‌مان را اولویت‌بندی کنیم، بر اساس اولویت‌ها تصمیم بگیریم و در مسیر درست قدم برداریم.

برنامه ریزی این امکان را برای ما فراهم می‌کند تا:

• به فعالیت‌ها جهت دهیم.
• آسان‌تر تصمیم بگیریم.
• اهداف‌مان را اولویت‌بندی کنیم.
• بهترین استفاده را از زمان داشته باشیم.
• با اعتماد به نفس و انگیزۀ بیشتری کارها را دنبال کنیم.
• بر اهمال کاری خود غلبه کنیم.
• روی اهداف مهم تمرکز کنیم.
• نظم و هماهنگی بیشتری داشته باشیم.
• کارهای بیشتری را انجام ‌دهیم.
• و سطح استرس کمتری را تجربه کنیم.

وقتی به زندگی افرادِ موفق نگاه می‌کنیم، متوجه این موضوع می‌شویم که یکی از مواردی که در موفقیت این افراد نقش زیادی داشته است، برنامه ریزی صحیح بوده که با توجه به آن، شانس موفقیت‌شان را افزایش داده‌اند.

پیشنهاد مطالعه

برای یادگیری راهکار های اهمال کاری مقاله زیر را مطالعه کنید:

اهمال کاری چیست؟

مهم‌ترین موانع برنامه‌ریزی

از مهم‌ترین موانعی که بر سر راه برنامه‌ریزی وجود دارد، می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تعلل

بسیاری از ما با وعدۀ فردا، امروزمان را از دست می‌دهیم. استفاده از جملاتی مثل:

«از فردا شروع می‌کنم» یا «این هفته که نشد، باشه برای هفته بعد»

نه ‌تنها کمکی به ما نمی‌کنند بلکه باعث می‌شوند تا از فعالیت‌های خود عقب بمانیم.

شروع و انجام همزمان چند کار

تجربه ثابت کرده است، افرادی که چندین کار را با هم شروع می‌کنند، در صورتِ ناکامی در یکی از این فعالیت‌ها، ممکن است به طور هم ‌زمان، تمامی کارهای خود را متوقف کنند. به همین علت بهتر است تا اهداف خود را اولویت‌بندی کنیم و به ترتیبِ اهمیت اهداف بر روی آنها متمرکز شویم.

گفتن اهداف به دیگران

توضیح دادن اهداف و برنامه‌ها به دیگران می‌تواند باعث این موضوع شود که دیگران ما را مورد قضاوت یا سرزنش قرار داده و ما را از انجام دادن آن کار منصرف کنند.

کمال‌گرایی

اگر بخواهیم کمال گرایی را به صورت مختصر تعریف کنیم، می‌توانیم این‌طور بگوییم که: کمال گرایی به معنای تمایل به کامل و بدون نقص بودن است.

به عنوان مثال: برای کسی که می خواهد برنامه‌ریزی کند، این موضوع بسیار مهم است که کارها بدون هیچ مشکلی پیش روند و با کوچک‌ترین تغییری در برنامه، این شخص بهم ریخته شده و امکان دارد برنامه را ادامه ندهد.

اما در واقعیت، احتمال برنامه‌ریزی به صورت صفر تا صد و بدون ایراد کم بوده و نیاز است در برنامه‌ریزی و اجرای آن منعطف باشیم تا تغییرات، مانع پیشروی برنامه نشوند؛ منعطف بودن ویژگی است که افراد کمال‌گرا معمولاً از آن بی‌بهره هستند و به همین دلیل ممکن است در برنامه ریزی با مشکلات زیادی رو به رو شوند.

ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی برنامه ریزی صحیح یا درست

برنامه‌ریزی صحیح، ویژگی‌های بسیار زیادی دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

هدف‌‌گذاری

لیست کاملی از اهداف خود تهیه کرده و سعی کنیم هر آنچه که به ذهن‌مان می‌آید، حتی اهدافی که اهمیت زیادی ندارند را بر روی کاغذ بنویسیم. البته باید توجه داشت که نوشتن لیست اهداف، کار یک روز و یا دو روز نیست و ممکن است مدت زمان زیادی به طول بیانجامد تا تأثیر خود را بگذارد.

اولویت‌بندی

در مرحلۀ دوم، نوبت به اولویت‌بندی می‌رسد؛ اولویت‌بندی ما را از سردرگمی نجات داده و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. برای اولویت‌ بندیِ کارها بهتر است از خودمان بپرسیم:

کدام یک از اهدافی که مشخص کردم برای من اهمیت بیشتری دارد؟

برخی از ما، اهداف بسیار زیادی را برای خود مشخص می‌کنیم که رسیدن به آنها به صورت همزمان تقریباً غیرممکن است؛ در اولویت‌ بندی بهتر است چهار الی پنج هدف را مشخص کرده و هنگامی که به آنها دست پیدا کردیم، اهداف جدیدی را جایگزین نماییم.

سپری کردن وقت با خانواده، برنامه ریزی برای موفقیت در موسیقی، تلاش برای ارتقای شغلی، افزایش حقوق، برنامه‌ریزی درسی، سفر، مهاجرت و غیره، فعالیت‌هایی هستند که می‌توانیم برای رسیدن به آنها برنامه ریزی داشته باشیم. برای اولویت‌ بندی بهتر می‌توانیم از قانون پارتو استفاده کنیم.

اصل 80-20 یکی از قوانین مهم برای رسیدن به موفقیت است که توسط پارتو (Vilfredo Federico Damaso Pareto) مطرح شده است. این قانون به ما می‌گوید که:

80 درصد از موفقیت‌ها، حاصل 20 درصد از تلاش‌های ما است.

با توجه به تعریف قانون پارتو، بهتر است پس از اولویت‌بندی برنامه‌ها، 20 درصد از فعالیت‌هایی که حیاتی‌تر هستند را پیدا کرده و به آنها توجه ویژه‌ای داشته باشیم.

پیشنهاد مطالعه

برای آشنایی با انواع روش‌های هدف گذاری مقاله زیر را بخوانید:

هدف گذاری چیست؟

واقع‌بین باشیم و به وضعیت فعلی خود توجه کنیم

وقتی پای برنامه‌ریزی به میان می‌آید بعضی از ما به اصطلاح تحت تأثیر احساسات قرار می‌گیریم و احساسی برخورد می‌کنیم. به طور مثال: برای کاهش وزن، روزی سه ساعت ورزش می‌کنیم، عادت غذایی خود را تغییر می‌دهیم و یا برای افزایش اطلاعات و آگاهی روزی چند ساعت کتاب خوانده و پادکست گوش می‌دهیم.

در صورتی ‌که طولی نمی‌کشد که به یک‌باره همه فعالیت‌های خود را کنار گذاشته و مجدد به سبک زندگی قبلی خود برمی‌گردیم.

بهتر است واقع‌بین باشیم و اهداف خود را متناسب با وضعیت کنونی‌مان در نظر بگیریم. دارن هاردی (Darren Hardy) نویسنده کتاب اثر مرکب می‌گوید:

اگر هر روز تنها یک قدم به سمت هدف‌تان بردارید، طولی نمی‌کشد که به آن هدف خواهید رسید.

چک ‌لیست تهیه کنیم

برای داشتن برنامه ‌ریزی دقیق و اصولی، بایستی برای خودمان چک لیست تهیه کنیم.

برای انجام این کار می‌توانیم از یک دفترچه یادداشت و یا از اپلیکیشن‌هایی نظیر todo list، google do و … استفاده کنیم.

دقیق باشیم

به طور مثال: اگر دانش‌آموز یا دانشجو هستیم، تنها نوشتن برنامۀ مطالعه درسی کافی نیست، بلکه باید مشخص کنیم قصد ما مطالعه چه تعداد از صفحات کتاب در طول روز است.

یا به‌عنوان مثال: نوشتنِ جملۀ «عکس گرفتن از طبیعت» در لیست برنامه‌ها، به تنهایی کافی نیست؛ بلکه باید محل، ساعت و مدت زمان عکس‌برداری را نیز مشخص کنیم.

منعطف باشیم

گاهی اوقات ممکن است برای ما مشکلی به وجود بیاید؛ پس باید برنامه‌ریزی را طوری تنظیم کرده که اگر بنا به هر دلیلی نتوانستیم یکی از کارهای لیست برنامه‌ریزی را انجام دهیم، تداخلی در بین سایر فعالیت‌ها به وجود نیاید.

زمان‌هایی را به استراحت و تفریح اختصاص دهیم

توجه به این نکته که ما انسانیم و نیاز به استراحت و تفریح داریم اهمیت بسیار زیادی دارد.

اگر در برنامه‌ریزی، زمانی را به استراحت و تفریح اختصاص ندهیم، به مرور زمان دچار یکنواختی شده و به سمت فرسایشی بودن پیش می‌رویم. نکته حائز اهمیت دیگر این است که خستگی به مرور زمان، آستانۀ تحمل و صبر ما را پایین آورده و این موضوع می‌تواند مانع بالا رفتن کیفیت کار ما باشد.

جریمه یا پاداش برای خودمان در نظر بگیریم

به طور مثال: مشخص کنیم اگر قصد داریم امروز سه ساعت درس بخوانیم، می‌توانیم یک ساعت بیشتر استراحت کنیم و در غیر این صورت بیشتر از یک ساعت حق استفاده از فضای مجازی را نداریم.

خود را ارزیابی کنیم

بعد از گذشت مدتی باید وضعیت‌مان را ارزیابی کرده و از خود بپرسیم:

«آیا به میزانی که از خودمان انتظار داشتیم، پیشرفت کرده‌ایم؟» یا «آیا به اهداف‌مان دست پیدا کرده‌ایم؟»

اگر پاسخ منفی بود، بهتر است تا به دنبال راه حل مشکل بگردیم که در این راه می توانیم از مهارت حل مسئله نیز کمک بگیریم؛ ریشه را پیدا کرده و در صورت نیاز از دیگران کمک بگیریم.

برنامه‌ریزی باید متعادل باشد

تقریباً برای همه ما حداقل یک بار پیش آمده که برنامه فشرده‌ای را نوشته باشیم اما با گذشت چند روز و اجرای این برنامه‌ریزی فشرده، خسته و کلافه شده باشیم؛ در این صورت نیز از ادامه اجرای آن منصرف شده و دست کشیده باشیم.

پس بهتر است هنگام نوشتن برنامه، همه‌ی کارهای دشوار را در یک روز قرار ندهیم و به صورت فشرده برنامه‌‌ریزی نکنیم، بلکه باید آنها را در طول هفته پخش کنیم؛ برنامه‌‌ریزی باید به‌گونه‌ای باشد که از انجام کارها کلافه و خسته نشویم.

برنامه ریزی باید قابل اجرا باشد

در هنگام برنامه‌‌ریزی باید واقع‌بین باشیم؛ به طور مثال: اگر نمی‌توانیم بیشتر از روزی 4 ساعت درس بخوانیم، هنگام برنامه‌ریزی اولیه، روزی 8 ساعت مطالعه را برای خودمان در نظر نگیریم.

پیشنهاد مطالعه

برای یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان در برنامه‌ ریزی حتما مقاله زیر را بخوانید

مدیریت زمان چیست؟

برنامه ریزی باید جامع باشد

برنامه‌ ریزی باید تمامی فعالیت‌های ما را تحت پوشش قرار دهد، نه اینکه به‌عنوان مثال: یک هفته از زمان را به یک فعالیت اختصاص داده و ما را از بقیه فعالیت‌ها غافل کند.

متناسب با توانایی و استعداد ما باشد

در هنگام برنامه‌‌ریزی باید به توانایی‌ها و استعدادهای خودمان توجه کنیم. برنامه‌‌ریزی خارج از توان باعث می‌شود تا شکست بخوریم. به طور مثال: فردی که فردا امتحان دارد و در برنامه‌‌ریزی روزانه می‌خواهد 600 صفحه از کتاب را در عرض یک شب بخواند به احتمال زیاد شکست خواهد خورد.

محدودیت زمانی در برنامه ریزی

بیشتر ما برای رسیدن به موفقیت برنامه‌ریزی می‌کنیم، اما برای اجرای اهداف و فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، زمان‌بندی تعیین نمی‌کنیم؛ به همین دلیل زمان زیادی را مشغول به انجام این برنامه هستیم، اما به اهداف‌مان نمی‌رسیم؛ این در صورتی است که اگر زمان شروع و پایان هر فعالیت در برنامه لحاظ شده باشد، مدت‌ها پیش به خواسته‌های‌مان رسیده بودیم.

پس بهتر است به یاد داشته باشیم که یکی از موارد مهم برای به پایان رساندن کارها همراه با موفقیت، زمان‌بندی‌کردنِ برنامه‌ریزی است؛ از طرفی، تعیین زمان شروع و پایان فعالیت‌ها، به ما در ارزیابی دقیق‌تر کارها کمک می‌کند. به عنوان مثال: «من می‌خواهم تا 3 ماه آینده به این شرایط برسم و این سه ماه از امروز شروع می‌شود.»

مبتنی بر نیاز شخص باشد

یکی از سوالاتِ رایج در خصوص انجام کارها، این است که چرا گاهی اوقات بعد از تلاشِ زیاد و به پایان رساندن برخی از کارها، باز هم احساس آرامش و رضایت خاطر نداریم؟

در پاسخ به این سؤال می‌توان گفت: یکی از شرایطی که منجر به این احساس نارضایتی می شود، انجام شدن کارهایی است که بر اساس نیاز ما نیست؛ به‌عنوان مثال: کارمندی را در نظر بگیرید که به واسطۀ شغلش نیاز دارد تایپ سریع یاد بگیرد، اما زمانش را به فعالیتی که دوست دارد ولی از اهمیت کمی برخوردار است، اختصاص می‌دهد و از فعالیت اصلی و با اهمیت‌تر که یادگیری تایپ سریع است باز می‌ماند.

به‌عنوان مثال: بازدید اینستاگرام می‌تواند یکی از این کارهای کم اهمیتی باشد که مانع از رسیدن ما به برنامۀ اصلی می‌شود؛ در نتیجه با این که فعالیت‌های زیادی انجام می‌دهیم اما باز هم رضایت خاطر نداریم؛ پس لازم است، در ابتدا کارها را بر اساس نیازمان اولویت‌بندی کرده و سپس آنها را انجام دهیم.

باید این نکته را در نظر داشته باشیم که برنامه‌ریزی باید متناسب با نیاز ما باشد، در غیر این صورت، حتی اگر موفق هم شویم، از نتایجِ کارمان رضایت خاطر نخواهیم داشت.

برنامه ریزی باید منحصر به فرد باشد

به همین دلیل بهتر است از الگوی افراد موفق درس گرفته و با توجه ‌به شناختی که از خودمان داریم، بایستی این الگوها را با توجه ‌به توانایی، استعداد، مهارت‌ها و مواردی از این قبیل شخصی‌سازی کنیم.

کلام پایانی

در این مقاله ابتدا در مورد تعریف برنامه‌ریزی صحبت کرده و سپس به آموزش برنامه‌ریزی و اینکه چگونه یک برنامه‌ریزی صحیح داشته باشیم پرداختیم؛ در انتها نیز ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی خوب را برای شما دوستان عزیز مشخص کردیم.

بیشتر ما از برنامه‌ریزی فقط مثبت بودنش را می‌دانیم. اما اگر از ما تعریف برنامه ریزی را بپرسند، نمی‌توانیم تعریف دقیقی برای آن ارائه دهیم و احتمالاً شیوۀ صحیح اجرای آن را نیز بلد نیستیم. مهارت برنامه‌ریزی نقش بسیار مهمی در مدیریت زمان دارد و احتمال شکست را کاهش می‌دهد.