برنامه ریزی چیست؟ مهم‌ترین ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی خوب

آیا شما نیز با وجود داشتن ابزار، زمان و منابع برای رسیدن به اهدافتان با شکست مواجه می‌شوید؟ مهارت برنامه ریزی یکی از عوامل مهم برای رسیدن به موفقیت است. هیچ‌کس در زندگی دوست ندارد با شکست مواجه شود، اما در بعضی از مواقع به دلیل کوتاهی در برنامه ریزی، نمی‌توانیم به موفقیت دست پیدا کنیم.

اگر برای رسیدن به اهداف، برنامه مشخصی نداشته باشیم، پایان خوشی در انتظار ما نخواهد بود. در صورتی که برنامه ریزی می‌تواند به کارها و اهداف ما جهت ببخشد و ما را به سمت مسیر درست هدایت کند.

در این مقاله از سایت برآیند قصد داریم در خصوص اینکه برنامه ریزی چیست، اصول برنامه ریزی و علت اهمیت آن صحبت کنیم. با ما همراه باشید.

برنامه ریزی چیست؟

برنامه ریزی (Planning Skills) به معنای:

برنامه ریزی زمان‌بندی اجرای کارها برای رسیدن به موفقیت در مسیر هدف است.

این مهارت فرآیندی است که با ارزش گذاری و اولویت‌بندی همراه است. در واقع برنامه ریزی نحوه دستیابی به اهداف را مشخص می‌کند و به همین دلیل در هنگام برنامه ریزی باید به توانایی‌های خودمان توجه کرده و اهدافی را مشخص کنیم که قابل دسترسی و منطبق بر واقعیت باشند.

اهمیت برنامه ریزی

فرآیند برنامه ریزی یک کارکرد اساسی است که باعث می‌شود تا قبل از شروع، در مورد اینکه چه کاری را توسط چه کسی، در چه زمانی و چگونه باید انجام دهیم، تصمیم‌گیری کنیم. این مهارت به ما کمک می‌کند تا اهدافمان را اولویت‌بندی کنیم، بر اساس اولویت‌ها تصمیم بگیریم و در مسیر درست قدم برداریم.

برنامه ریزی این امکان را برای ما فراهم می‌کند تا:

• به فعالیت‌ها جهت دهیم.
• آسان‌تر تصمیم بگیریم.
• اهدافمان را اولویت‌بندی کنیم.
• بهترین استفاده را از زمان داشته باشیم.
• با اعتماد به نفس و انگیزه‌ی بیشتری کارها را دنبال کنیم.
• بر تنبلی‌مان غلبه کنیم.
• روی اهداف مهم تمرکز کنیم.
• نظم و هماهنگی بیشتری داشته باشیم.
• کارهای بیشتری را انجام ‌دهیم.
• و سطح استرس کمتری را تجربه کنیم.

وقتی به زندگی افراد موفق نگاه می‌کنیم متوجه این موضوع می‌شویم که یکی از مواردی که در موفقیت این افراد نقش زیادی داشته است، برنامه ریزی صحیح بوده که با توجه به آن، شانس موفقیتشان را افزایش داده‌اند.

مهم‌ترین موانع برنامه ریزی

از مهم‌ترین موانعی که بر سر راه برنامه ریزی وجود دارد می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

تعلل

بسیاری از ما با وعده فردا، امروزمان را از دست می‌دهیم. استفاده از جملاتی مثل:

“از فردا شروع می‌کنم” یا “این هفته که نشد باشه برای هفته بعد”

نه ‌تنها کمکی به ما نمی‌کنند بلکه باعث می‌شوند تا از فعالیت‌های خود عقب بمانیم.

شروع و انجام همزمان چند کار

تجربه ثابت کرده است، افرادی که چندین کار را با هم شروع می‌کنند در صورتِ ناکامی در یکی از این فعالیت‌ها، ممکن است به طور هم ‌زمان تمامی کارهای خود را متوقف کنند. به همین علت بهتر است تا اهداف خود را اولویت‌بندی کنیم و به ترتیبِ اهمیت اهداف بر روی آنها متمرکز شویم.

گفتن اهداف به دیگران

توضیح دادن اهداف و برنامه‌ها به دیگران می‌تواند باعث این موضوع شود که دیگران ما را مورد قضاوت یا سرزنش قرار داده و ما را از انجام دادن آن کار  منصرف کنند.

کمال‌گرایی

اگر بخواهیم کمال گرایی را به صورت مختصر تعریف کنیم، می‌توانیم این‌طور بگوییم که: کمال گرایی به معنای تمایل به کامل و بدون نقص بودن است.

به عنوان مثال: برای کسی که می خواهد برنامه ریزی کند، بدون ایراد انجام شدن کارها خیلی مهم است و با کوچک‌ترین تغییری در برنامه، این شخص بهم ریخته شده و امکان دارد برنامه را ادامه ندهد؛ اما در واقعیت احتمال برنامه ریزی به صورت صفر تا صد و بدون ایراد کم بوده و نیاز است در برنامه ریزی و اجرای آن منعطف باشیم تا تغییرات، مانع پیشروی برنامه نشوند؛ منعطف بودن ویژگی است که افراد کمال‌گرا از آن بهره‌مند نیستند و به همین دلیل ممکن است در برنامه ریزی با مشکلات زیادی رو به رو شوند.

ویژگی‌های یک برنامه ریزی برنامه ریزی صحیح یا درست

برنامه ریزی صحیح ویژگی‌های بسیار زیادی دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

هدف‌ گذاری

لیست کاملی از اهداف خود تهیه کرده و سعی کنیم هر آنچه که به ذهنمان می‌آید، حتی اهدافی که اهمیت زیادی ندارند را بر روی کاغذ بنویسیم. البته باید توجه داشت که نوشتن لیست اهداف کار یک روز و یا دو روز نیست و ممکن است هفته‌ها به طول بیانجامد تا تأثیر خود را بگذارد.

اولویت‌بندی

در مرحله دوم نوبت به اولویت‌بندی می‌رسد؛ اولویت‌بندی ما را از سردرگمی نجات داده و از اتلاف وقت جلوگیری می‌کند. برای اولویت‌بندیِ کارها بهتر است از خودمان بپرسیم:

“کدام یک از اهدافی که مشخص کردم برای من اهمیت بیشتری دارد؟”

برخی از ما اهداف بسیار زیادی را برای خود مشخص می‌کنیم که رسیدن به آنها به صورت همزمان تقریباً غیرممکن است؛ در اولویت‌بندی بهتر است چهار الی پنج هدف را مشخص کرده و هنگامی که به آنها دست پیدا کردیم، اهداف جدیدی را جایگزین نماییم.

سپری کردن وقت با خانواده، برنامه ریزی برای موفقیت در موسیقی، تلاش برای ارتقای شغلی، افزایش حقوق، برنامه‌ریزی درسی، سفر، مهاجرت و غیره، فعالیت‌هایی هستند که می‌توانیم برای رسیدن به آنها برنامه ریزی داشته باشیم. برای اولویت بندی بهتر می‌توانیم از قانون پارتو استفاده کنیم.

اصل 80-20 یکی از قوانین مهم برای رسیدن به موفقیت است که توسط پارتو (Vilfredo Federico Damaso Pareto) مطرح شده است. این قانون به ما می‌گوید که:

80 درصد از موفقیت‌ها، حاصل 20 درصد از تلاش‌های ما است.

با توجه به تعریف قانون پارتو، بهتر است پس از اولویت‌بندی برنامه‌ها، 20 درصد از فعالیت‌هایی که حیاتی‌تر هستند را پیدا کرده و به آنها توجه ویژه‌ای داشته باشیم.

واقع‌بین باشیم و به وضعیت فعلی خود توجه کنیم

وقتی پای برنامه ریزی به میان می‌آید بعضی از ما به اصطلاح تحت تأثیر احساسات قرار می‌گیریم و احساسی برخورد می‌کنیم. به طور مثال برای کاهش وزن روزی سه ساعت ورزش می‌کنیم، عادت غذایی خود را تغییر می‌دهیم و یا برای افزایش اطلاعات و آگاهی روزی چند ساعت کتاب خوانده و پادکست گوش می‌دهیم.

در صورتی ‌که طولی نمی‌کشد که به یک‌باره همه فعالیت‌های خود را کنار گذاشته و مجدد به سبک زندگی قبلی خود برمی‌گردیم.

بهتر است واقع‌بین باشیم و اهداف خود را متناسب با وضعیت کنونی‌مان در نظر بگیریم. دارن هاردی (Darren Hardy) نویسنده کتاب اثر مرکب می‌گوید:

«اگر هر روز تنها یک قدم به سمت هدفتان بردارید، طولی نمی‌کشد که به آن هدف خواهید رسید.»

چک ‌لیست تهیه کنیم

برای داشتن برنامه ریزی دقیق و اصولی، بایستی برای خودمان چک لیست تهیه کنیم.

برای انجام این کار می‌توانیم از یک دفترچه یادداشت و یا از اپلیکیشن‌هایی نظیر todo list، google do و … استفاده کنیم.

دقیق باشیم

به طور مثال: اگر دانش‌آموز یا دانشجو هستیم، تنها نوشتن برنامه‌ی مطالعه درسی کافی نیست، بلکه باید مشخص کنیم قصد ما مطالعه چه تعداد از صفحات کتاب در طول روز است.

یا به‌عنوان مثال: نوشتنِ عکس گرفتن از طبیعت در لیست برنامه‌ها، به تنهایی کافی نیست؛ بلکه باید محل، ساعت و مدت زمان عکس برداری را نیز مشخص کنیم.

منعطف باشیم

گاهی اوقات ممکن است برای ما مشکلی به وجود بیاید؛ پس باید برنامه ریزی را طوری تنظیم کرده که اگر بنا به هر دلیلی نتوانستیم یکی از کارهای لیست برنامه ریزی را انجام دهیم، تداخلی در بین سایر فعالیت‌ها به وجود نیاید.

زمان‌هایی را به استراحت و تفریح اختصاص دهیم

توجه به این نکته که ما انسانیم و نیاز به استراحت و تفریح داریم اهمیت بسیار زیادی دارد.

اگر در برنامه ریزی زمانی را به استراحت و تفریح اختصاص ندهیم به مرور زمان دچار یکنواختی شده  و به سمت فرسایشی بودن پیش می‌رویم، نکته حائز اهمیت دیگر این است که خستگی به مرور آستانه تحمل و صبر ما را پایین آورده و این موضوع می‌تواند مانع بالا رفتن کیفیت کار ما باشد.

جریمه یا پاداش برای خودمان در نظر بگیریم

مغز انسان دارای فرآیندی به نام سیستم پاداش یا سامانه پاداش مغز است؛ زمانی که ما به خاطر کاری که انجام داده‌ایم خودمان را تشویق می‌کنیم، دوپامین در مغز آزاد می شود و انگیزه و میل ما را برای انجام مجدد آن کار بالا می برد. پس بهتر است برای دستیابی به اهداف و پیشبرد برنامه ریزی انجام شده، برای خودمان پاداش یا جریمه در نظر بگیریم. به طور مثال: مشخص کنیم اگر قصد داریم امروز سه ساعت درس بخوانیم، می‌توانیم یک ساعت بیشتر استراحت کنیم و در غیر این صورت بیشتر از یک ساعت حق استفاده از فضای مجازی را نداریم.

خود را ارزیابی کنیم

بعد از گذشت مدتی باید وضعیتمان را ارزیابی کرده و از خود بپرسیم:

“آیا به میزانی که از خودمان انتظار داشتیم، پیشرفت کرده‌ایم؟” یا “آیا به اهدافمان دست پیدا کرده‌ایم؟”

اگر پاسخ منفی بود، بهتر است تا به دنبال راه حل مشکل بگردیم که در این راه می توانیم از مهارت حل مسئله نیز کمک بگیریم؛ ریشه را پیدا کرده و در صورت نیاز از دیگران کمک بگیریم.

برنامه ریزی باید متعادل باشد

تقریباً برای همه ما حداقل یک بار پیش آمده که برنامه فشرده‌ای را نوشته باشیم اما با گذشت چند روز و اجرای این برنامه ریزی فشرده، خسته و کلافه شده باشیم؛ در این صورت نیز از ادامه اجرای آن منصرف شده و دست کشیده باشیم.

پس بهتر است هنگام نوشتن برنامه، همه‌ی کارهای دشوار را در یک روز قرار ندهیم و به صورت فشرده برنامه‌ ریزی نکنیم، بلکه باید آنها را در طول هفته پخش کنیم؛ برنامه‌ ریزی باید به‌گونه‌ای باشد که از انجام کارها کلافه و خسته نشویم.

برنامه ریزی باید قابل اجرا باشد

در هنگام برنامه‌ ریزی باید واقع‌بین باشیم؛ به طور مثال اگر نمی‌توانیم بیشتر از روزی 4 ساعت درس بخوانیم، هنگام برنامه ریزی اولیه، روزی 8 ساعت مطالعه را برای خودمان در نظر نگیریم.

برنامه ریزی باید جامع باشد

برنامه‌ ریزی باید تمامی فعالیت‌های ما را تحت پوشش قرار دهد نه اینکه به‌عنوان مثال: یک هفته از زمان را به یک فعالیت اختصاص داده و ما را از بقیه فعالیت‌ها غافل کند.

متناسب با توانایی و استعداد فرد باشد

در هنگام برنامه‌ ریزی باید به توانایی‌ها و استعدادهای خودمان توجه کنیم. برنامه‌ ریزی خارج از توان باعث می‌شود تا شکست بخوریم. به طور مثال فردی که فردا امتحان دارد و در برنامه‌ ریزی روزانه می‌خواهد 600 صفحه از کتاب را در عرض یک شب بخواند به احتمال زیاد شکست خواهد خورد.

محدودیت زمانی در برنامه ریزی

بیشتر ما برای رسیدن به موفقیت برنامه ریزی می‌کنیم، اما برای اجرای اهداف و فعالیت‌های برنامه ریزی شده، زمان‌بندی تعیین نمی‌کنیم؛ به همین دلیل زمان زیادی را مشغول به انجام این برنامه هستیم، اما به اهدافمان نمی‌رسیم؛ این در صورتی است که اگر زمان شروع و پایان هر فعالیت در برنامه لحاظ شده باشد، مدت‌ها پیش به خواسته‌هایمان رسیده بودیم.

پس بهتر است به یاد داشته باشیم که یکی از موارد مهم برای به پایان رساندن کارها همراه با موفقیت، زمان‌بندی کردن برنامه ریزی است؛ از طرفی تعیین زمان شروع و پایان فعالیت‌ها، به ما در ارزیابی دقیق‌تر کارها کمک می‌کند. به عنوان مثال: “من می‌خواهم تا 3 ماه آینده به این شرایط برسم و این سه ماه از امروز شروع می‌شود.”

مبتنی بر نیاز شخص باشد

یکی از سوالات رایج در خصوص انجام کارها، این است که چرا گاهی اوقات بعد از  تلاش زیاد و به پایان رساندن برخی از کارها باز هم احساس آرامش و رضایت خاطر نداریم؟

در پاسخ به این سؤال می‌توان گفت: یکی از شرایطی که منجر به این احساس نارضایتی می شود انجام شدن کارهایی است که بر اساس نیاز ما نیست؛ به‌عنوان مثال: کارمندی را در نظر بگیرید که به واسطه شغلش نیاز دارد تایپ سریع یاد بگیرد اما زمانش را به فعالیتی که دوست دارد ولی از اهمیت کمی برخوردار است اختصاص می‌دهد و از فعالیت اصلی و با اهمیت‌تر که یادگیری تایپ سریع است باز می‌ماند.

به‌عنوان مثال: بازدید اینستاگرام می‌تواند یکی از این کارهای کم اهمیتی باشد که مانع از رسیدن ما به برنامه اصلی می‌شود؛ در نتیجه با این که فعالیت‌های زیادی انجام می‌دهیم اما باز هم رضایت خاطر نداریم؛ پس لازم است، در ابتدا کارها را بر اساس نیازمان اولویت بندی کرده و سپس آنها را انجام دهیم.

باید این نکته را در نظر داشته باشیم که برنامه ریزی باید متناسب با نیاز ما باشد، در غیر این صورت حتی اگر موفق هم شویم از نتایج کارمان رضایت خاطر نخواهیم داشت.

برنامه ریزی باید منحصر به فرد باشد

گاهی اوقات برای رسیدن به موفقیت به دنبال فرمول رشد افراد موفق می‌گردیم تا از همان مسیر به موفقیت برسیم؛ این در صورتی است که این کار اشتباه بوده و می‌تواند تأثیر معکوس بگذارد؛ دنبال کردن مسیر و عمل کردن به برنامه یک شخص موفق، می‌تواند احتمال موفقیت ما را کاهش دهد، چرا که توانایی‌ها و شرایط زندگی افراد و اولویت‌های آنها با هم متفاوت است. به همین دلیل بهتر است از الگوی افراد موفق درس گرفته و با توجه ‌به شناختی که از خودمان داریم، بایستی این الگوها را با توجه ‌به توانایی، استعداد، مهارت‌ها و مواردی از این قبیل شخصی‌سازی کنیم.

کلام پایانی

در این مقاله ابتدا در مورد تعریف برنامه ریزی صحبت کرده و سپس به آموزش برنامه ریزی و اینکه چگونه یک برنامه ریزی صحیح داشته باشیم پرداختیم؛ در انتها نیز ویژگی‌های یک برنامه ریزی خوب را برای شما دوستان عزیز مشخص کردیم.

بیشتر ما از برنامه ریزی فقط مثبت بودنش را می‌دانیم. اما اگر از ما تعریف برنامه ریزی را بپرسند، نمی‌توانیم تعریف دقیقی برای آن ارائه دهیم و احتمالاً شیوه صحیح اجرای آن را نیز بلد نیستیم. مهارت برنامه ریزی نقش بسیار مهمی در مدیریت زمان دارد و احتمال شکست را کاهش می‌دهد.