اولویت بندی چیست؟ انواع اولویت بندی کارها

زمان، یک کالای گران‌بها در زندگی امروز است؛ زندگی گنجینه‌ای از آرزوها، خواسته‌ها و اهدافی برای رسیدن است؛ اما به دلیل محدودیت زمانی که زندگی هر انسان دارد، رسیدن به هر هدف یا آرزویی نه ضروری است و نه ممکن. بنابراین برای دستیابی به اهداف مهم‌ترِ خود و داشتن یک زندگی رضایت‌بخش، باید اهداف خود را در زندگی اولویت‌بندی کنیم؛ زیرا اولویت‌بندیِ اهداف به ما کمک خواهد کرد که به طور کارآمد با صرف زمان محدود خود، به آنها دست یابیم.

منظور از اولویت‌‌بندی اهداف، این است که برای دستیابی به آن‌ها، به ترتیب ضرورت و اهمیت آنها در زندگی خود هدف تعیین کنیم. در این مقاله از سایت برآیند در ابتدا به تعریف اولویت ‌بندی می‌پردازیم و سپس با راهکارها و انواع روش اولویت‌بندی درست کارها آشنا شویم.

اولویت‌بندی چیست؟

به نظر می‌رسد که دو روشِ رایج برای بررسی اولویت‌‌بندی وجود دارد:

1) اولویت‌بندی کارها زمانی که وظایفِ زیادی بر عهده داشته و با توجه ‌به کارهایی که باید در ابتدا انجام دهیم.
2) اولویت‌بندی کارها با توجه‌ به مدیریت زمان، همان‌طور که در طول روز اولویت‌بندی می‌کنیم تا مطمئن شویم که برای همه چیز وقت داریم.
در نتیجه برای الویت‌بندی کارها به مهارت‌هایی مانند برنامه‌ریزی و مدیریت زمان نیاز داریم تا با ایجاد یک نظم شخصی بتوانیم فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهیم.

آلبرت بندورا در سال 1977 بیان می‌کند:

نظریه خود‌تنظیمی، سیستمی از مدیریت شخصی آگاهانه است که شامل فرآیند هدایت افکار، رفتارها و احساساتِ خود برای رسیدن به اهداف است.

چرا اولویت‌‌بندی در برنامه‌ریزی مهم است؟

اولویت‌‌بندی در برنامه‌ریزی به ما کمک می‌کند تا شروع روزمان با چیزی باشد که بیشترین اهمیت را دارد و به ما این امکان را می‌دهد که به وظایفی که مهم و ضروری هستند، بیشتر توجه کنیم. همچنین می‌تواند مهارت‌های مدیریت زمان ما را بهبود بخشد؛ چون به ما کمک می‌کند زمان خود را بین اهداف خود تقسیم کنیم. نتایج تحقیقات پولاک و همکاران در سال 1994 نشان می‌دهد که اولویت‌بندی اهداف، اغلب منجر به استرس کمتر و بهره‌وری بیشتر می‌شود. اگر برای اولویت‌‌بندی وقت صرف نکنیم، در انجام دادن به موقع کارها مشکل خواهیم داشت.

اصول اولویت‌بندی کارها

برای تعیین اینکه اکنون چه کاری باید انجام دهیم، ابتدا باید لیستی از تمام کارهای خود بنویسیم و چند سؤال از خودمان بپرسیم:
1. آیا این کار یک اولویت ضروری است؟ یعنی آیا ضرب العجل دارد، و اگر به‌موقع تمام نشود عواقب زیان‌ باری به بار خواهد آمد؟ برای مثال: یک تعهد کاری که باید تا فردا شب انجام شود.

2. آیا این کار یک اولویت اساسی است؟ به این معنی که این آیتم باید انجام شود، اما در حال حاضر هیچ مهلت فوری وجود ندارد؛ به عنوان مثال: یک تعهد کاری که بازه زمانی محدود ندارد.

3. آیا این یک اولویت غیر واجب است؟ این بدان معنی است که اگر انجام نشود، عواقبی ندارد و به احتمال زیاد ضرب العجل نباشد. برای مثال: تماشای بازی فوتبال امشب. هنگام اولویت‌بندی، مهم است که بدانیم هر کدام از کارهایی که در لیست‌مان نوشتیم در کدام دسته، طبقه‌بندی می‌شود.

پیشنهاد مطالعه

برای آشنایی با انواع مهارت های توسعه فردی مقاله زیر را مطالعه کنید:

توسعه فردی چیست؟

اولویت‌بندی اهداف

به عنوان انسان، چیزهای زیادی وجود دارد که ما دوست داریم در زندگی شخصی و کاری خود انجام دهیم. به همین دلیل، ما باید تصمیم بگیریم که ابتدا به کدام اهداف بپردازیم.

برای اولویت‌‌بندیِ اهداف و چگونگی طبقه‌بندی آنها، باید ابتدا تمام اهداف خود را لیست کنیم و برای هر هدف، تصمیم بگیریم که چقدر می‌خواهیم برای آن هزینه کنیم و چه زمانی می‌خواهیم به آن برسیم.

سؤالات ذکر شده به ما کمک می‌کنند تا اهمیت اهداف خود را مشخص کنیم. (به یاد داشته باشید که شما تنها کسی هستید که اهدافِ خود را بهتر از همه می‌دانید.)

1. من درباره کدام هدف بیشتر فکر می‌کنم؟
2. کدام یک از آنها با توجه به زمینه زندگی فعلی و یا شرایط من بهتر است؟
3. اگر حالا بتوانم به آن متعهد شوم، کدام هدف (ها) بیشترین انرژی را به من می‌دهد؟
4. چه دستاوردهایی باعث می‌شود که من احساس غرور بیشتری نسبت به خودم داشته باشم؟
5. چه دستاوردهایی برای من بیش از همه پایدار خواهند بود؟
6. در ده سال آینده، آن هدف برای من چقدر مهم خواهد بود؟
7. کدام اهداف در راستای ارزش‌های واقعی من هستند؟
8. کدام اهداف کاملاً تحت کنترل من هستند و خیلی به دیگران یا شرایط وابسته نیستند؟
9. آیا این هدف یک “بایدِ خارجی” یا یک “میل درونی” است؟
10. آیا من یک حس فوریت دارم که باید فوراً آن را انجام دهم؟

زمانی که اهدافِ خود را مشخص کردیم، باید لیستی از وظایف بسیار خاصِ تشکیل‌دهندۀ آنها تهیه کنیم. به این ترتیب، ایده خوبی از اینکه چه کاری باید انجام دهیم، خواهیم داشت. در نهایت باید برای رسیدن به اهدافمان تلاش کنیم.

پیشنهاد مطالعه

برای آشنایی با انواع روش‌های هدف گذاری مقاله زیر را بخوانید:

هدف گذاری چیست؟

انواع روش‌های اولویت‌بندی

اولویت‌بندی کارها با ماتریس آیزنهاور، اولویت‌بندی ABC و تکنیک SMART از انواع روش‌های الویت‌بندی کارها است که در زیر به طور کامل توضیح می‌دهیم:

1. اولویت‌بندی کارها با ماتریس آیزنهاور

این روش توسط رئیس‌جمهور پیشین ایالات متحده جناب آقای دوایت دیوید آیزنهاور مطرح شده است که به ما کمک می‌کند با بهینه‌سازی زمان، به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنیم. روش آیزنهاور، وظایف را به چهار دسته زیر تقسیم می‌کند:

• وظایف مهم و فوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور بالاترین سطح اولویت را به خود اختصاص می‌دهند و تمرکز ما باید روی این دسته باشد تا بتوانیم در اولین فرصت (معمولاً توصیه می‌شود در همان روز) کارهای این دسته را به پایان برسانیم. مثل کارهای اضطراری و ضرب العجل.
• وظایف مهم ولی غیرفوری: این وظایف در ماتریس آیزنهاور، اهداف طولانی‌مدت هستند. یعنی اهمیت دارند؛ ولی هنوز مهلت اتمام آنها نزدیک نیست. ما باید بتوانیم با مدیریت زمان، برای انجام آنها در روزهای آتی برنامه‌ریزی کنیم. مثل: آماده‌ شدن برای سمیناری که سه ماه تا موعد برگزاری آن زمان باقی مانده است.
• وظایف غیر مهم ولی فوری: این‌ها وظایفی هستند که می‌توانیم انجام آن‌ها را به فرد دیگری واگذار کنیم. اگر لازم است که این وظایف به دست خودمان انجام شوند، در ماتریس آیزنهاور باید پس از انجام کارهای موجود در دسته‌بندی اول و دوم، به آنها رسیدگی کنیم. مثل پاسخ به ایمیل‌ها.

• وظایف غیر مهم و غیرفوری: در این ماتریس، وظایف این بخش در دسته‌بندی «حذف» قرار می‌گیرند، چون نباید آنها را انجام دهیم! این موضوع ممکن است با توجه به درک افراد از ضرورت و اهمیت وظایف، برای هر شخصی متفاوت باشد. اما به‌طور کلی، انجام این کارها هیچ فایده و ضرورتی ندارد و اتلاف وقت محسوب می‌شود. مثل بررسی رسانه‌های اجتماعی، تماشای تلویزیون.
  به یاد داشته باشید، مهم به این معنی است که کار از اهمیت بالایی برخوردار است و فوری به این معنی است که حساس به زمان است.

2) روش اولویت‌بندی ABC

معنی A چیست؟

لیست A وظایفی هستند که در بخش مهم و فوری ماتریس آیزنهاور قرار دارند. اینها کارهایی هستند که باید انجام شوند و اگر این کارها را انجام ندهیم، پیامدهایی منفی خواهند داشت؛ مانند تمام نکردن مقاله‌ای که رئیس شما تا فردا به آن نیاز دارد.

در کنار کارهایی که در لیست A قرار گرفته‌اند از 1 تا 10 یک عدد قرار می‌دهیم. مهم‌ترین کار در لیست، شماره 1 را به خود اختصاص می‌دهد و شماره 10 به این معناست که آن کار هنوز هم مهم است، اما کم‌ترین اهمیت را در دسته A دارد.

معنی B چیست؟

اینها شبیه به کارهای مهم اما نه فوری ماتریس آیزنهاور هستند. این وظایف مهم هستند؛ اما در حال حاضر به حداکثر توجه ما نیاز ندارند؛ چون عواقب جدی برای عدم انجام آنها در حال حاضر وجود ندارد. ما هرگز نباید یک اولویت B را قبل از اولویت A انجام دهیم. فقط در صورتی که همه کارها را در لیست A روشن کنیم، می‌توانیم اولویت B را انجام ‌دهیم.

معنی C چیست؟

اینها مشابه کارهای نه مهم و نه فوری ماتریس آیزنهاور هستند. اگر ما این کارها را انجام ندهیم، هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت. به عنوان مثال، اگر من یک‌ فصل کامل از یک برنامه تلویزیونی را تماشا کنم یا نه هیچ نتیجه‌ای نخواهد داشت.

ابتدا کار A که نمره 1 را گرفته است شروع کنید و تا زمانی که کار به طور کامل تمام نشده است وارد بقیه کارها نشوید. سپس به وظایف لیست A خود ادامه دهید و پس از اتمام آن می‌توانید به وظایف B و پس از آن به وظایف C بپردازید.

پیشنهاد مطالعه

برای یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان در برنامه‌ ریزی حتما مقاله زیر را بخوانید

مدیریت زمان چیست؟

3. تکنیک SMART

SMART مخفف چندین کلمه است که می‌توانیم از آن برای رسیدن به اهداف خود استفاده کنیم. معیارهای آن معمولاً به «مفهوم مدیریت» به‌ وسیله اهداف پیتر دراکر نسبت داده می‌شود. این روش برای اولین‌ بار در شماره نوامبر ۱۹۸۱ در Management Review توسط جورج تی دروان معرفی شد. کلمه اسمارت سرواژه کلمات (specific) مشخص، (measurable) قابل‌اندازه‌گیری، (attainable) قابل دستیابی، (relevant) مناسب و (time-bound) محدود به زمان است.

مشخص

هدف ما باید مشخص و شفاف باشد، در غیر این صورت نمی‌توانیم تلاش خود را روی آن متمرکز کنیم یا برای رسیدن به آن انگیزه داشته باشیم. پاسخ به پنج سؤال زیر می‌تواند در این راستا به ما کمک کند:

• می‌خواهم به چه چیزهایی برسم؟
• چرا این هدف مهم است؟
• چه کسی می‌تواند به من در رسیدن به این هدف کمک کند؟
• آیا برای دستیابی به این هدف امکانات خاصی نیاز است؟
• آیا منابعی برای دستیابی به آن و محدودیت‌های پیش روی آن وجود دارد؟

قابل ‌اندازه‌گیری

برای رسیدن به هر هدفی باید آن هدف را به‌ گونه‌ای انتخاب کنیم که قابل‌اندازه‌گیری باشد؛ بنابراین می‌توانیم طی مراحل رسیدن به هدف، پیشرفت کار را اندازه‌گیری کنیم و همچنین انگیزه خود را برای ادامه حفظ کنیم. ارزیابی پیشرفت به ما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنیم، به مدت‌زمان مشخص شده برای رسیدن به هدف پایبند باشیم و هیجان نزدیک ‌شدن به رسیدن به هدف خود را احساس کنیم.

برای تعیین هدف باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهیم:

• چقدر؟
• چند تا؟
• چگونه بدانم کارها انجام شده‌اند؟

قابل دستیابی

هدف ما همچنین برای رسیدن به موفقیت باید واقع‌بینانه و قابل دستیابی باشد. به ‌عبارت ‌دیگر، این هدف‌گذاری باید توانایی‌های ما را افزایش دهد؛ اما همچنان انجام و رسیدن به آن برای ما ممکن باشد. وقتی هدف قابل دستیابی را تعیین می‌کنیم، ممکن است بتوانیم فرصت‌ها یا منابعی که قبلاً نادیده گرفته‌ایم، شناسایی کنیم که سریع‌تر به هدف خود برسیم.

برای مشخص ‌کردن یک هدف قابل دستیابی باید به سؤالاتی مانند موارد زیر پاسخ دهیم:

1. چگونه می‌توانم این هدف را محقق کنم؟
2. با توجه به سایر محدودیت‌ها، از جمله عوامل مالی، این هدف چقدر واقع‌بینانه است؟

پیشنهاد مطالعه

اگر به دنبال راهکارهایی برای افزایش نظم شخصی هستید مقاله زیر را بخوانید:

نظم شخصی جیست؟

مناسب

این مرحله در مورد اطمینان از این است که هدف برای ما مهم است و همچنین با سایر اهداف ما هم‌خوانی دارد. همه ما برای دستیابی به اهداف خود به پشتیبانی و کمک نیاز داریم، اما حفظ کنترل بر آنها از هر چیزی مهم‌تر است؛ بنابراین باید در هدف‌گذاری به‌گونه‌ای پیش برویم که بتوانیم به‌درستی و هماهنگ کارها را پیش ببریم، چرا که مسئول رسیدن به اهداف، خود ما هستیم.

اگر هدف خود را به‌درستی و مرتبط انتخاب کرده باشیم باید به تمام سؤالات زیر پاسخ بله بدهیم:

1. آیا هدفی که دارم ارزشمند است؟
2. آیا زمان مناسبی برای این هدف‌گذاری است؟
3. آیا این هدف با دیگر هدف‌ها و برنامه‌های من مطابقت و هم‌خوانی دارد؟
4. آیا من فرد مناسبی برای رسیدن به این هدف هستم؟
5. آیا در شرایط اقتصادی – اجتماعی فعلی این هدف قابل دستیابی است؟

محدود به زمان

هر هدفی نیاز به زمان‌بندی دارد، به همین خاطر ما می‌توانیم به‌ راحتی برنامه‌ها را بر روی زمانی که تعیین کردیم پیش ببریم و تمام آنچه برای رسیدن به هدف نیاز است را عملی کنیم. این قسمت از معیارهای هدف‌گذاری به روش SMART به ما کمک می‌کند تا کارهای روزمره نسبت به اهداف بلندمدت شما اولویت نداشته باشد.

برای تعیین هدف زمان‌دار باید ابتدا به سؤالات زیر پاسخ دهیم:

• چه زمانی؟
• شش ماه دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
• شش هفته دیگر چه کاری می‌توانم انجام دهم؟
• امروز چه کاری می‌توانم انجام دهم؟

جمع‌بندی مهارت اولویت‌بندی

در این مقاله از سایت برآیند به بررسی موضوع اولویت‌بندی اهداف، انواع الویت‌بندی و روش‌هایی که می‌توان برای اولویت‌بندی اهداف و کارها استفاده کرد، پرداختیم. در ابتدای مقاله، اولویت‌بندی را به‌عنوان فرآیند شناسایی اهداف و سازمان‌دهی آنها بر اساس ضرورت، ارزش و اهمیت تعریف کردیم.

در واقع اولویت‌بندی در برنامه‌ریزی به ما کمک می‌کند تا شروع روزمان با چیزی باشد که بیشترین اهمیت را دارد و به ما این امکان را می‌دهد که به وظایفی که مهم و ضروری هستند توجه کنیم. در ادامه نیز به بررسی اهمیت اولویت ‌بندی در زندگی و ضرورت آن و همچنین به انواع روش‌های اولویت ‌بندی پرداختیم. روش‌های معرفی شده شامل اولویت ‌بندی کارها با ماتریس آیزنهاور، روش اولویت ‌بندی ABC و تکنیک SMART است.
منبع اولمنبع دوممنبع سوممنبع چهارممنبع پنجم