چگونه با حواس‌پرتی در محل کار کنار بیاییم؟

حواس‌پرتی در محل کار یکی از معضلاتی است که احتمالاً بسیاری از ما با آن دست و پنجه نرم می‌کنیم. صدای نوتیفیکیشنِ تلفن همراهی که در روی میز ما قرار دارد، کامپیوتری که با آن کار می‌کنیم به ما هشدار می‌دهد که یک ایمیل جدید دریافت کرده‌ایم یا یکی از همکاران وقتی که غرق در کار هستیم تصمیم می‌گیرد خاطره‌ای برای ما تعریف کند و از ما انتظار دارد تمام حواس خود را به او بدهیم. این موارد تنها بخشی از عوامل حواس‌پرتی در محل کار هستند.

حال، سؤال این است که چگونه می‌توانیم با این حواس‌پرتی‌ها کنار بیاییم و تمرکز خود را حفظ کنیم؟ چگونه می‌توانیم عوامل حواس‌پرتی را مدیریت کنیم؟ آیا باید با این عوامل، کنار بیاییم یا روش‌هایی برای مقابله با آنها وجود دارد؟

در این مطلب از برآیند می‌خواهیم به موضوع حواس‌پرتی در محیط کار و چگونگی مدیریت کردن آن بپردازیم؛ از همین رو ابتدا اشاره‌ به عوامل اصلی حواس‌پرتی در محیط کار می‌کنیم و پس از آن راهکارهایی ارائه می‌دهیم تا به کمک آنها بتوانیم بهتر تمرکز کنیم و بهره‌وری خود را در محیط کار افزایش دهیم. از شما دعوت می‌کنیم تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.

عوامل حواس‌پرتی کدام‌اند؟

قبل از اینکه به موضوع حواس‌پرتی در محل کار و مدیریت کردن آن بپردازیم، بهتر است این موضوع را بررسی کنیم که اساساً چه چیز‌هایی حواس ما را پرت می‌کنند. ما در ادامه اشاره‌ مختصری به این عوامل می‌کنیم؛ اما اگر می‌خواهید در این باره اطلاعات کاملی کسب کنید، پیشنهاد می‌کنیم به کتاب ذهن حواس‌جمع نوشته‌ نیر ایال مراجعه کنید. همچنین می‌توانید از محصول آموزشی ذهن حواس ‌جمع که در رابطه با این کتاب تهیه شده و به‌صورت رایگان در اختیار مخاطبان برآیند قرار گرفته است، استفاده کنید.

نیر ایال در کتاب ذهن حواس‌جمع، عوامل مختلفی را منشأ حواس‌پرتی‌های ما معرفی می‌کند. حواس‌پرتی‌های ما تنها از عوامل بیرونی سرچشمه نمی‌گیرند؛ بلکه اغلب، نتیجۀ‌ رفتار‌ها و انتخاب‌های خود ما هستند. برخی از عوامل حواس‌پرتی از نگاه این نویسنده مواردی هستند که در ادامه ذکر خواهیم کرد:

1. محرک‌های بیرونی یا خارجی: محرک‌های خارجی، حواس‌پرتی‌های معمولی هستند که ما اغلب با آنها روبه‌رو هستیم؛ مانند نوتیفیکیشن‌های موبایل، ایمیل‌ها، شبکه‌های اجتماعی، جلسات بیهوده در محل کار و …
2. محرک‌های درونی: محرک‌های درونی مانند استرس، اضطراب و بی‌حوصلگی می‌توانند منابع مهم حواس‌پرتی باشند. این احساسات می‌توانند باعث شوند تا افراد برای مقابله با آنها به سمت حواس‌پرتی‌های مختلف سوق داده شوند.
3. حواس‌پرتی‌های اجتماعی: فشارها و تعهدات اجتماعی می‌توانند منبعی برای حواس‌پرتی باشند، زیرا ممکن است توجه ما را از اهداف و اولویت‌های مورد نظر ما منحرف کنند.

پیشنهاد مطالعه

برای یادگیری انواع اولویت بندی کارها مقاله زیر را بخوانید:

اولویت بندی چیست؟

چگونه عوامل حواس‌پرتی را در محل کار کنترل کنیم؟

نتایج یک نظرسنجی که توسط وب‌سایت Udemy صورت گرفت نشان می‌دهد که ۷۰ درصد کارکنان در محل کار احساس حواس‌پرتی می‌کنند و ۱۶ درصد از مردم بر این باورند که تقریباً همیشه حواس‌شان پرت است. نتایج این نظرسنجی همچنین دو عامل اصلی حواس‌پرتی را همکاران پرحرف و سروصدای محیط کار بیان می‌کند. اما چگونه می‌توانیم با حواس‌پرتی در محل کار مقابله کنیم؟

در ادامه راهکارهایی برای افزایش تمرکز در محل کار ارائه شده است:

1. برای روز کاری خود برنامه داشته باشیم

داشتن یک برنامه یا چک‌لیست برای انجام کارها می‌تواند کمک زیادی به ما بکند. وقتی برنامه‌ای مکتوب شده برای وظایفی که در طول ساعات کاری‌مان می‌خواهیم انجام دهیم داشته باشیم دیگر از شر فشار و نگرانی انجام ندادن یا ناتمام گذاشتن کارها خلاص خواهیم شد. سازماندهی روز و برنامه‌ریزی یک روش ساده ولی تأثیرگذار برای کاهش حواس‌پرتی است. بهتر است کارها را اولویت‌بندی کنیم و هر وقت ذهن‌مان سرگردان شد نگاهی به برنامه‌مان بیندازیم.

پیشنهاد مطالعه

برای یادگیری مهم‌ترین ویژگی‌های یک برنامه‌ریزی خوب مقاله زیر را بخوانید.

برنامه ریزی چیست؟

2. از انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان اجتناب کنیم

انجام دادن چند کار به‌صورت هم‌زمان ممکن است به ما این حس را بدهد که فردی کارآمد هستیم و زیاد کار می‌کنیم اما تحقیقات نشان می‌دهد که این کار برخلاف تصور ما روی بهره‌وری نتیجه‌ معکوس دارد. در واقع اجتناب از انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان یک استراتژی کلیدی برای جلوگیری از حواس‌پرتی و افزایش بهره‌وری است.

وقتی در یک زمان روی یک کار تمرکز می‌کنیم مغز ما تمام توجه و منابع خود را روی انجام صحیح و بی‌نقص آن کار می‌گذارد؛ در واقع تمرکز روی یک کار باعث می‌شود ذهن ما کمتر دچار سرگردانی شده و از کار منحرف نشود.

هنگام انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان مغز باید به طور مداوم بین وظایف جابه‌جا شود این امر نیازمند تلاش شناختی قابل‌توجهی است که باعث خستگی ذهنی و فیزیکی، کاهش عملکرد و از دست دادن تمرکز می‌شود، پدیده‌ای که به آن هزینه سوئیچ یا هزینه‌ تعویض وظایف گفته می‌شود.

3. از قانون ۱۰ دقیقه استفاده کنیم

قانون ۱۰ دقیقه یک استراتژی مؤثر برای مقابله با حواس‌پرتی و اهمال‌ کاری است. این قانون می‌گوید که صرفاً «نه» گفتن به خود و تلاش برای اجتناب از حواس‌پرتی‌ها غالباً نتیجه‌ معکوس خواهد داشت و منجر به ایجاد احساس بد در ما می‌شود. این قانون رویکرد متفاوتی را به ما پیشنهاد می‌کند.

وقتی که حواس‌پرتی به شکل یک خواسته یا میل به انجام کاری به سراغ ما می‌آید فوراً در مقابل آن مقاومت نکنیم؛ در مرحله‌ اول وجود این میل و خواسته را تصدیق کنیم و آن را به‌عنوان بخشی طبیعی از طبیعت انسانی خود بپذیریم؛ اما به‌جای تسلیم شدن فوری به این میل و خواسته آن را ۱۰ دقیقه به تأخیر بیندازیم.

این موضوع را به‌عنوان یک واقعیت بپذیریم که احساسات ناراحت‌کننده‌ای که ما را به سمت حواس‌پرتی سوق می‌دهد برای همیشه دوام نخواهد داشت. این احساسات ناراحت‌کننده معمولاً به‌صورت یک موج می‌آیند و می‌روند، قانون ۱۰ دقیقه باعث می‌شود تا هنگام فروکش کردن این موج صبر کنیم. اگر در طول این ۱۰ دقیقه به احساسات خود دقت کنیم متوجه خواهیم شد که شدت اولیه میل به حواس‌پرتی کم‌کم در ما کاهش می‌یابد. این کار به ما فرصتی می‌دهد که تا دوباره تمرکز کنیم و به انجام کار‌های خود بازگردیم.

ایده اصلی پشت قانون ۱۰ دقیقه این است که با به تأخیر انداختن ارضای حواس‌پرتی و مشاهده احساسات مرتبط با آن، اغلب می‌توانیم کنترل تمرکز و انگیزه خود را به دست بگیریم.

برای مثال اگر حین کار کردن احساس کردیم که نیاز داریم اینستاگرام‌مان را چک کنیم می‌توانیم از قانون ۱۰ دقیقه استفاده کنیم و قبل از تسلیم شدن در مقابل این میل ۱۰ دقیقه به خود فرصت دهیم. احتمالاً در این فرصت پی خواهیم برد که میل به چک کردن این شبکه‌ اجتماعی آن‌قدرها که در ابتدا به نظر می‌رسید فوری یا شدید نیست.

پیشنهاد مطالعه

برای مطالعه بیشتر مقاله زیر را بخوانید

ساخت عادت جدید چقدر طول می‌کشد؟

4. به بازتاب کارهایی که در طول ساعات کاری خود انجام می‌دهیم فکر کنیم

اغلب ما در محل کار در حال انجام کارهای واکنشی هستیم، کارهای واکنشی خواسته و وظایفی هستند که ما آنها را در واکنش به درخواست دیگران انجام می‌دهیم؛ برای مثال وقتی که در محل کار به یک ایمیل جواب می‌دهیم یا زمانی که به سؤال همکارمان پاسخ می‌دهیم در حال انجام کار واکنشی هستیم.

کارهای واکنشی در بسیاری از شغل‌ها یکی از عوامل مهم حواس‌پرتی است. این عامل مخصوصاً زمانی خودش را بیشتر نشان می‌دهد که چند کار واکنشی را به سرانجام می‌رسانیم و دیگر کاری برای انجام دادن نداریم، معمولاً در این موارد خود را مستحق کمی استراحت می‌دانیم که نهایتاً به حواس‌پرتی و انجام فعالیت‌هایی غیر از کار منجر می‌شود.

بهتر است که در طول روز کمی در مورد بازتاب کارهایی که در مسیر شغلی خود انجام می‌دهیم فکر کنیم. برای این کار باید کمی از انجام کارها و وظایف واکنشی دست بکشیم و عقب‌نشینی کنیم و زمانی را برای تفکر عمیق و انتقادی در مورد کار، وظایف، مسئولیت‌ها و اهداف خود در نظر بگیریم و به اولویت‌های کاری و مسئولیت‌های کلی که برعهده ما قرار دارد بیشتر فکر کنیم. این‌گونه است که می‌توانیم از معنادار بودن و ارزشمند بودن کاری که در طول روز انجام می‌دهیم اطمینان حاصل کنیم.

حداقل نیم ساعت در روز از انجام کارهای واکنشی دست بکشیم و آن را به انجام کاری معنادار و تفکر در مورد بازتاب کارهای خود اختصاص دهیم. نحوه کار کردن خود را تجزیه‌وتحلیل کنیم و به دنبال راه‌هایی برای بهبود عادات کاری خود باشیم. این عمل می‌تواند به کار ما معنای بیشتری بدهد، به ما کمک کند با انگیزه بمانیم و باعث شود وظایف‌مان را با حواس‌پرتی کم‌تری انجام دهیم.

پیشنهاد مطالعه

برای آشنایی با انواع روش‌های هدف گذاری مقاله زیر را بخوانید:

هدف گذاری چیست؟

5. منابع سروصدای محل کار را شناسایی کنیم و آنها را به حداقل برسانیم

سروصدای محل کار یکی از عوامل بسیار مهمی است که می‌تواند تمرکز‌مان را از ما بگیرد و حواس‌مان را از کاری که انجام می‌دهیم پرت کند. حتی اگر جزو افرادی هستیم که فکر می‌کنیم هنگام کار کردن با کمی سروصدا در پس‌زمینه مشکلی نداریم باز هم ممکن است صدای محیط تأثیر زیادی رو حواس‌پرتی و بهره‌وری ما داشته باشد.

سرو صدای محل کار جزو عوامل حواس‌پرتی بیرونی دسته‌بندی می‌شود و با کمی تلاش می‌شود آن را تا حد زیادی مدیریت کرد. برای مثال اگر منبع سروصدا همکارانی هستند که با صدای بلند با یکدیگر یا با تلفن خود صحبت می‌کنند می‌توانیم مؤدبانه و با آرامش از آنها بخواهیم که کمی آرام‌تر صحبت کنند.

گاهی سروصدای محیط کار به‌خاطر وجود دستگاه‌هایی مانند پرینتر و… است که متأسفانه در این خصوص کار چندانی از ما ساخته نیست اما می‌توانیم از هدفون‌های مخصوص حذف نویز استفاده کنیم، حتی می‌توانیم به‌وسیله آنها در حین کار به موسیقی گوش دهیم. البته موسیقی‌هایی که خود موجب حواس‌پرتی نمی‌شوند و برعکس بهره‌وری ما را افزایش می‌دهند.

6. ایمیل‌ها را مدیریت کنیم

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم ایمیل‌های غیرضروری یکی از عوامل مهم حواس‌پرتی در محل کار هستند. در طول ساعات کاری خود ممکن است ایمیل‌های بسیاری دریافت کنیم. بسیاری از این ایمیل‌ها غیرضروری، غیرفوری و حتی تبلیغاتی هستند. اگر بخواهیم برای بررسی همه‌ ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنیم وقت بگذاریم احتمالاً به زمان زیادی نیاز داریم و مدام باید تمرکز خود را بر هم بزنیم.

برای مدیریت ایمیل‌های خود می‌توانیم از یک تکنیک مفید استفاده کنیم. برای بررسی ایمیل‌های خود زمان مشخصی را تعیین کنیم و در طی آن با بررسی اجمالی ایمیل‌های دریافتی موارد فوری را از موارد غیرفوری جدا کنیم و به آنها برچسب خاصی را اختصاص دهیم.

مثلاً می‌توانیم برای ایمیل‌های فوری برچسب «امروز» برای و ایمیل‌ها غیرفوری برچسب «این هفته» را در نظر بگیریم. به این طریق می‌توانیم زمان بررسی ایمیل‌های‌مان را در طول روز مدیریت کرده و استرس این موضوع را نداشته باشیم که صندوق ورودی ما پر از ایمیل‌های بررسی نشده است.

پیشنهاد مطالعه

برای آشنایی با انواع مهارت های توسعه فردی مقاله زیر را مطالعه کنید:

توسعه فردی چیست؟

7. از فناوری کمک بگیریم

یکی از دلایل حواس‌پرتی در محل کار نوتیفیکیشن‌های تلفن همراه است. فرض کنید گوشی خود را بر می‌داریم که به‌وسیله آن یک پیام به یکی از همکاران خود بدهیم یا فایلی را از طریق یک پیام‌رسان ارسال کنیم. در همین حین متوجه می‌شویم که چند نوتیفیکیشن بررسی نشده روی گوشی خود داریم، به‌احتمال زیاد وسوسه می‌شویم نگاهی به آنها بیندازیم و این خود شروع یک حواس‌پرتی است.

برای جلوگیری از بروز چنین حواس‌پرتی‌هایی می‌توانیم از تکنولوژی کمک بگیریم. برای مثال می‌توانیم از برنامه‌های خاصی برای مسدود کردن نوتیفیکیشن شبکه‌های اجتماعی استفاده کنیم، البته بسیاری از گوشی‌های جدید در تنظیمات خود چنین قابلیتی را ارائه می‌دهند. با کمی وقت گذاشتن برای این کار می‌توانیم تا حد زیادی این عامل حواس‌پرتی را از بین ببریم.

8. از تکنیک بلوک‌بندی زمانی استفاده کنیم

استفاده از تکنیک بلوک‌بندی زمانی و کار در بلوک‌های زمانی می‌تواند یک راه مؤثر برای کنترل حواس‌پرتی و افزایش تمرکز در محل کار باشد. بلوک‌بندی زمانی (Timeboxing) به معنی تخصیص دادن مقدار مشخصی از زمان به یک کار یا فعالیت خاص است. در واقع مدیریت زمان و تعیین کردن زمان مشخص برای فعالیت‌ها باعث می‌شود با تمرکز بیشتری روی وظایف‌مان کار کنیم.

از طرفی می‌توانیم بلوک‌های زمانی که برای خود مشخص کرده‌ایم را به همکاران‌مان نیز اطلاع دهیم تا بدانند چه موقع برای جلسات یا بحث و گفتگو در دسترس هستیم. استفاده از بلوک‌های زمانی باعث سازماندهی به کار‌های‌مان شده و همچنین باعث می‌شود در مسیر درست باقی بمانیم، یعنی این تکنیک باعث می‌شود احتمال اینکه توسط فعالیت‌های نامرتبط یا حواس‌پرتی‌ها تمرکز خود را از دست بدهیم کاهش پیدا کند.

یک مزیت دیگر استفاده از بلوک‌های زمانی این است که کمک می‌کند روی زمان خود کنترل بیشتری داشته باشیم و در نتیجه احساس کنیم کنترل امور را به دست داریم که همین امر باعث کاهش اضطراب و استرس و در نتیجه کاهش حواس‌پرتی و افزایش بهره‌وری می‌شود.

پیشنهاد مطالعه

برای یادگیری تکنیک‌های مدیریت زمان در برنامه‌ ریزی حتما مقاله زیر را بخوانید

مدیریت زمان چیست؟

9. درب اتاق که در آن کار می‌کنیم را ببندیم

بستن درب اتاق کار شاید برای همه‌ ما امکان‌پذیر نباشد؛ اما اگر برای کار کردن یک اتاق مجزا داریم این یک روش ساده برای کاهش حواس‌پرتی است. با این کار به سایر همکاران خود می‌گوییم که مشغول کار کردن هستیم. همچنین بستن درب اتاقی که در آن کار می‌کنیم باعث می‌شود سروصدای محیط کمتر به گوش‌مان برسد و تمرکزمان به هم نخورد.

10. استراحت کنیم

استراحت کردن در محل کار به کاهش حواس‌پرتی و افزایش بهره‌وری کمک می‌کند. استراحت باعث می‌شود تا از خستگی ذهنی پیشگیری کنیم. خستگی ذهنی یکی از علل مهم و تأثیرگذار روی حواس‌پرتی و تمرکز است. پیشنهاد می‌شود هنگام استراحت از روی صندلی خود بلند شویم و کمی حرکت کنیم، انجام چند حرکت ورزشی و حتی یک پیاده‌روی کوتاه می‌تواند به افزایش جریان خون به مغز، افزایش هوشیاری و کاهش احساس بی‌قراری کمک کند.

همچنین انجام یک فعالیت خلاقانه، معاشرت با دیگران، خوردن یک میان‌وعده مختصر و نوشیدن آب باعث می‌شود تا انرژی خود را دوباره به دست بیاوریم و با تمرکز بیشتری به ادامه‌ کار خود بپردازیم.

جمع‌بندی

گفتیم که حواس‌پرتی در محیط کار به یک معضل بزرگ و بسیار گسترده در دنیای امروز تبدیل شده است. ظاهراً تکنولوژی‌های جدید با وجود اینکه انجام بسیاری از کارها را برای ما آسان‌تر کرده‌اند؛ اما به یک عامل اصلی حواس‌پرتی برای انسان تبدیل شده‌اند.

هدف ما در این مطلب از برآیند ارائه توصیه‌ها و قدم‌های کوچک ولی کارآمدی بود که می‌توانیم به وسیله‌ آنها حواس‌پرتی‌های محیط کار را کاهش دهیم یا با آنها کنار بیاییم.

کنار آمدن، مدیریت یا از بین بردن حواس‌پرتی‌های محیط کار شاید کار چالش برانگیزی باشد؛ اما باید سعی کنیم تا جایی که می‌توانیم شرایط را بهبود ببخشیم یا خود را با آن سازگار کنیم. امیدواریم به کمک روش‌ها و راهکارهایی که در این مطلب ارائه شد بتوانید بیشتر روی کارتان تمرکز کنید و میزان بهره‌وری خود را بهبود ببخشید.
منبع اولمنبع دوممنبع سوم