خلاصه کتاب ذهن حواس جمع، قسمت دوم- رادیو برآیند

در قسمت پنجم از پادکست «رادیو برآیند»، با اجرای فرشید رستگار، به سراغ بخش دوم از کتاب بسیار کاربردی و تحسین‌شده‌ی «ذهن حواس‌جمع»نوشته‌ی نیر ایال رفته‌ایم. اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که در طول روز بارها تمرکزتان را از دست می‌دهید و احساس می‌کنید زمان از کنترل شما خارج شده است، این اپیزود دقیقاً برای شما ضبط شده است.

چرا برنامه‌ریزی زمانی تا این حد مهم است؟

نیر ایال در بخش دوم کتاب خود صراحتاً به یک اصل مهم اشاره می‌کند: «برای رسیدن به یک ذهن حواس‌جمع، باید برای زمان خود ارزش قائل شویم و آن را مدیریت کنیم.»

برای درک بهتر وضعیت مدیریت زمان در جامعه مدرن، یک پژوهش جالب را بررسی می‌کنیم.

در سال ۲۰۱۱، انجمن بین‌المللی محصولات تبلیغاتی در آمریکا تحقیقی انجام داد که نتایج آن شگفت‌انگیز بود: تنها یک‌سوم از مردم آمریکا برای روز خود برنامه زمانی مشخص و مکتوب دارند! این یعنی اکثریت جامعه بدون هیچ ساختار زمانی مشخصی روز خود را شب می‌کنند.

در اینجا یک قانون طلایی و بی‌رحمانه وجود دارد که باید همیشه به خاطر بسپارید:

«اگر برای زمان خود برنامه‌ای نداشته باشید، قطعاً بخشی از برنامه شخص دیگری خواهید شد.»

چرا لیست کارهای روزانه (To-Do List) معمولاً شکست می‌خورد؟

اکثر افراد وقتی تصمیم به مدیریت زمان می‌گیرند، یک دفترچه برمی‌دارند و لیستی بلندبالا از کارهایی که باید انجام دهند (To-Do List) می‌نویسند. اما تجربه نشان داده است که این روش به تنهایی جواب نمی‌دهد. دلیل شکست این است که ما برنامه‌ریزی را با پرسیدن این سوال شروع می‌کنیم: “امروز چه کاری باید انجام دهم؟”

کتاب ذهن حواس‌جمع یک تکنیک طلایی معرفی می‌کند: برنامه‌ریزی را با پرسش «چه کاری» شروع نکنید، بلکه با «چرا» شروع کنید. پیش از نوشتن هر کاری، از خود بپرسید: “چرا می‌خواهم این کار را انجام دهم؟”

ارزش‌ها: نقطه شروع یک برنامه‌ریزی پایدار

برای پاسخ به چرایی انجام کارها، باید به سراغ «ارزش‌های فردی» برویم. دکتر راس هریس، روانشناس برجسته و نویسنده کتاب معروف «تله شادمانی»، ارزش‌ها را به این شکل تعریف می‌کند: ارزش‌ها یعنی مشخص کنیم که می‌خواهیم چه نوع آدمی باشیم، پای چه اصولی می‌ایستیم و چگونه می‌خواهیم با جهان پیرامون خود متصل شویم.

وقتی کارهای روزانه شما بازتابی از ارزش‌های درونی‌تان باشند، انگیزه شما برای انجام آن‌ها چند برابر شده و حواس‌پرتی‌ها به حداقل می‌رسند. بر اساس این ارزش‌ها، کتاب ذهن حواس‌جمع پیشنهاد می‌کند که برنامه‌ریزی زمانی خود را در سه حوزه اصلی زندگی انجام دهیم.

۳ حوزه طلایی برای مدیریت زمان و برنامه‌ریزی

۱. خودمان (سرمایه‌گذاری روی خویشتن – فصل ۱۰)

اولین و مهم‌ترین حوزه‌ای که باید برای آن زمان اختصاص دهیم، «خودمان» هستیم. نیر ایال در فصل دهم کتاب به یک نکته کلیدی اشاره می‌کند: ما نمی‌توانیم همیشه دستاوردها و خروجی‌ها را کنترل کنیم، اما می‌توانیم ورودی‌ها (میزان زمانی که اختصاص می‌دهیم) را کنترل نماییم. ورودی همیشه قطعی‌تر از خروجی است.

بنابراین، شما باید در تقویم روزانه خود زمان‌هایی را برای سلامت جسم و روانتان مسدود کنید. این موارد شامل موارد زیر است:

• اختصاص زمان مشخص برای ورزش کردن.

• داشتن خواب کافی و منظم.

• زمان گذاشتن برای تغذیه سالم.

• اختصاص زمان برای مطالعه، یادگیری یا گوش دادن به پادکست.

نکته مهم: اگر ما روی این حوزه (خودمان) سرمایه‌گذاری زمانی نکنیم، انرژی و کیفیت لازم برای موفقیت در دو حوزه بعدی (روابط و کار) را نخواهیم داشت.

۲. روابطمان (توجه به خانواده و دوستان – فصل ۱۱)

دومین حوزه حیاتی، روابط عاطفی و اجتماعی ماست. در روابط زناشویی، اصل برابری بسیار مهم است. کمک کردن در کارهای خانه صرفاً یک «لطف» نیست، بلکه یک «وظیفه» است که باید برای آن زمان مشخصی در نظر گرفت.

در مورد دوستی‌ها نیز باید آگاه باشیم که بسیاری از روابط دوستانه به خاطر دعواهای بزرگ از بین نمی‌روند، بلکه «بی‌توجهی و عدم اختصاص زمان» قاتل خاموش دوستی‌هاست. نباید تماس گرفتن با دوستان فقط محدود به زمان‌هایی باشد که به آن‌ها نیاز کاری داریم.

• تکنیک شیشه فعالیت‌ها: یکی از راهکارهای جذاب برای تقویت روابط، استفاده از یک ظرف شیشه‌ای است. کارهای سرگرم‌کننده‌ای (مثل سینما رفتن، بستنی خوردن یا تئاتر رفتن) که می‌توانید با عزیزانتان انجام دهید را روی برگه‌ها بنویسید و داخل شیشه بیندازید. هر هفته یک برگه را به صورت تصادفی بردارید و آن فعالیت را با هم انجام دهید.

• پژوهش ۷۵ ساله هاروارد: برای درک اهمیت روابط، کافی است به طولانی‌ترین تحقیق دانشگاه هاروارد نگاه کنیم. این پژوهش که ۷۵ سال روی ۷۲۴ نفر انجام شد، نشان داد که مهم‌ترین عامل خوشبختی و احساس رضایت در انسان‌ها نه پول است و نه برند و جایگاه اجتماعی؛ بلکه کیفیت روابط آن‌ها است.

۳. کارمان (هماهنگی با سازمان – فصل ۱۲)

حوزه سوم مربوط به شغل ماست. باید بررسی کنیم که آیا زمانی که برای کارمان می‌گذاریم با ارزش‌هایمان هماهنگ است یا خیر. مشکل بزرگی که در محیط‌های کاری وجود دارد این است که مدیران دقیقاً نمی‌دانند کارمندانشان در طول روز چگونه زمان خود را صرف می‌کنند. همین عدم اطلاع باعث می‌شود در ساعات غیرکاری انتظارات نابه‌جایی داشته باشند.

راهکار عملی: تقویم زمانی خود را شفاف بنویسید و طی یک جلسه با مدیر یا همکارانتان در میان بگذارید. وقتی آن‌ها ببینند شما زمان خود را چگونه قطعه‌بندی کرده‌اید، انتظاراتشان متعادل‌تر شده و مرز بین کار و زندگی شخصی شما حفظ می‌شود.

تکنیک تایم باکسینگ و پومودورو: معجزه مدیریت زمان

مؤثرترین راهی که در پادکست رادیو برایند و کتاب ذهن حواس‌جمع برای اجرای این برنامه‌ریزی‌ها پیشنهاد می‌شود، تکنیک تایم باکسینگ (Timeboxing) یا قطعه‌بندی زمانی است.

یکی از مشهورترین روش‌های تایم باکسینگ، تکنیک پومودورو (Pomodoro) است. این تکنیک توسط یک مهندس ایتالیایی به نام فرانچسکو چیریلو ابداع شد (پومودورو در زبان ایتالیایی به معنای گوجه‌فرنگی است، زیرا او از یک تایمر آشپزخانه شبیه گوجه‌فرنگی استفاده می‌کرد).

نحوه اجرای پومودورو:

1. زمان خود را به قطعات ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید.

2. در طول این ۲۵ دقیقه، تمام نوتیفیکیشن‌ها را قطع کرده و فقط روی یک کار تمرکز کنید (مثلاً ۲۵ دقیقه فقط زبان خواندن، یا ۲۵ دقیقه فقط تمیز کردن خانه).

3. پس از پایان ۲۵ دقیقه، بین ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کوتاه داشته باشید.

4. پس از انجام ۴ پومودورو، یک استراحت طولانی‌تر (حدود ۳۰ دقیقه) به خود بدهید.

ارزیابی و اصلاح مداوم تقویم زمانی

برنامه‌ریزی یک فرآیند پویا است. برای اینکه به یک فرد کاملاً حواس‌جمع تبدیل شوید، باید در پایان هر هفته زمانی را برای بازنگری تقویم خود اختصاص دهید. در این زمان، دو سوال اساسی از خود بپرسید:

1. در هفته گذشته، چه زمان‌هایی طبق برنامه پیش نرفتم و حواسم پرت شد؟ (دلیل آن چه بود؟)

2. چه تغییراتی می‌توانم در تقویم هفته آینده ایجاد کنم تا زمان بهتر و باکیفیت‌تری را برای رسیدگی به ارزش‌هایم اختصاص دهم؟

پرسیدن این دو سوال باعث می‌شود هر هفته برنامه‌ای واقع‌بینانه‌تر، منعطف‌تر و دقیق‌تر از هفته قبل داشته باشید.

۱۰ سوال متداول (FAQ)

۱. موضوع اصلی قسمت پنجم پادکست رادیو برایند چیست؟ در این قسمت، با بررسی بخش دوم کتاب «ذهن حواس‌جمع» اثر نیر ایال، به موضوع اهمیت زمان، تکنیک‌های مدیریت آن و رهایی از حواس‌پرتی پرداخته شده است.

۲. طبق آمار، چند درصد از افراد برنامه زمانی روزانه دارند؟ بر اساس تحقیق سال ۲۰۱۱ انجمن بین‌المللی محصولات تبلیغاتی در آمریکا، تنها حدود یک‌سوم (۳۳ درصد) از افراد برای روز خود برنامه زمانی مشخصی دارند.

۳. چرا نوشتن چک‌لیست کارهای روزانه (To-Do List) معمولاً نتیجه‌بخش نیست؟ زیرا در این روش ما فقط به این فکر می‌کنیم که «چه کاری» باید انجام دهیم. برنامه‌ریزی اصولی باید بر اساس چرایی انجام کارها و ارتباط آن‌ها با ارزش‌های درونی فرد صورت گیرد.

۴. در برنامه‌ریزی زمانی، منظور از «ارزش‌ها» چیست؟ طبق تعریف دکتر راس هریس در کتاب تله شادمانی، ارزش‌ها مشخص می‌کنند که ما می‌خواهیم چه نوع انسانی باشیم و با چه اصولی با جهان ارتباط برقرار کنیم.

۵. سه حوزه اصلی زندگی برای برنامه‌ریزی زمان کدامند؟ طبق کتاب ذهن حواس‌جمع، برنامه‌ریزی باید در سه حوزه شامل: ۱- خودمان، ۲- روابطمان و ۳- کارمان انجام شود.

۶. چرا در حوزه «خودمان»، ورودی از خروجی مهم‌تر است؟ چون ما نمی‌توانیم همیشه دستاورد و خروجی نهایی یک کار را تضمین کنیم، اما می‌توانیم «میزان زمانی» (ورودی) که برای سلامت روان، خواب و ورزش خود می‌گذاریم را به طور کامل کنترل کنیم.

۷. پژوهش ۷۵ ساله دانشگاه هاروارد چه نتیجه‌ای در پی داشت؟ این مطالعه که روی ۷۲۴ نفر انجام شد، ثابت کرد که کیفیت روابط انسانی تنها عامل اصلی و تعیین‌کننده در احساس خوشبختی افراد است، نه پول یا جایگاه اجتماعی.

۸. تکنیک تایم باکسینگ و روش پومودورو چیست؟ روشی است که توسط مهندس ایتالیایی فرانچسکو چیریلو ابداع شد. در این روش، زمان به بلوک‌های ۲۵ دقیقه‌ای تمرکز مطلق و بدون حواس‌پرتی تقسیم شده و پس از هر بلوک استراحتی کوتاه در نظر گرفته می‌شود.

۹. چگونه می‌توانیم از تداخل زمان کاری با زندگی شخصی جلوگیری کنیم؟ بهترین راهکار این است که تقویم زمانی و برنامه‌ریزی خود را به صورت شفاف با مدیران و همکارانتان به اشتراک بگذارید تا آن‌ها بدانند شما در چه ساعاتی درگیر کارهای شخصی یا خانواده هستید.

۱۰. برای اصلاح برنامه زمانی در پایان هفته چه سوالاتی باید از خود بپرسیم؟ باید دو سوال پرسیده شود: ۱- چه زمان‌هایی در هفته گذشته طبق برنامه پیش نرفتم و حواسم پرت شد؟ ۲- چه تغییراتی در تقویم هفته آینده ایجاد کنم تا به ارزش‌هایم بهتر رسیدگی شود؟